業務改善とは、現状の業務プロセスを見直して課題を洗い出し、改善することで効率化やコスト削減、生産性向上、プロダクトの品質向上などを実現することをいいます。

特に、定型的な業務の場合、業務フローが非効率的なものであってもルーティンワークとして惰性になりやすく、非効率さに気づかず踏襲されているケースが少なくありません。

本コラムでは、業務改善とは何か、その目的や背景、実際に業務改善を進める際の手順をまとめてご紹介します。

業務改善とは？

業務改善とは、現状の業務プロセスを見直して課題を洗い出し、改善することで効率化やコスト削減、生産性向上、プロダクトの品質向上などを実現することです。時には、業務改善を通して労働環境改善につながることもあります。
業務上に何か課題が見つかった時のみ突発的に取り組むというよりは、恒常的・定期的に取り組みを続け、改善サイクルを回していくというものです。

会社全体の業務プロセスを再構築するBPR（Business Process Re-engineering/業務改革）とは異なり、部門ごとなどの部分的な業務を改善します。

業務改善は、かねてより多くの企業で常に経営課題の一つとして数えられてきましたが、人口減少による労働力不足や働き方改革などの影響で、注目が集まっています。

業務改善と経費削減との違い

業務改善と同じ文脈でよく使われる言葉に「経費削減」があります。

経費削減とは、事業活動を行う中で発生する経費を見直し、無駄な部分を削減することです。業務改善の中で経費削減が行われることもありますし、業務改善とは直接関係のない部分、たとえば、給与をカットしたり家賃の低い物件へオフィスを移転することなどで実現できるものもあります。

業務改善の目的

業務改善の主な目的には、「業務効率化」「生産性向上」「商品・サービスの品質向上」などがあります。

業務プロセスを見直し、無駄な作業や効率の悪いフローなどを改善することで、労働時間や業務にかかるコストを削減でき、業務効率化につながります。

業務効率化により労働時間にゆとりができれば、企画業務など売上・利益を向上させるための業務に時間を使えるようにもなり、生産性向上につながります。

また、製品の設計・製造、サービス提供に関わる業務を改善することで、顧客に提供する商品・サービスの品質向上も実現できます。

業務改善が必要な背景

業務改善は、経営課題の一要素でもありますが、特に近年、注目が集まっている理由が、日本の少子高齢化が進んでいることで、将来的な人口減少による労働力不足や、政府が働き方改革を推進しているためです。
働き手の数が減り、また、一人当たりの労働時間も短くなる中で、生産性向上が求められています。
業務改善を実施して業務の質を向上させ、これを実現しようというわけです。

業務改善を進める手順

ここで、具体的に業務改善を進める手順をご紹介します。

業務の可視化

まずは、業務改善の対象となる業務の見える化を行います。
詳細に把握する必要があるため、部門のメンバーにヒアリングを実施すると良いでしょう。
業務内容を把握できたら、文字と図で業務を書き表します。

課題の抽出

次に業務の課題を把握していきます。
業務が可視化されると課題が浮かび上がってくるので、これと、ヒアリング時に寄せられた顕在化している課題も合わせ、業務に関わる課題をすべてピックアップします。

改善計画の策定

前項で抽出した課題に優先順位をつけ、それぞれの改善目標を立てていきます。数値で指標を立てることを基本に、定性的な目標の場合も後で効果測定しやすいように具体的な目標を、期日とともに設定しましょう。

さらに、抽出した課題をどのように改善するかを検討します。
業務フローを変更したり作業を省けたりすれば解決できるもの、アウトソーシングで解決できるもの、デジタルツールの導入で自動化すれば改善するもの、長期的に改善とチェックを繰り返す必要があるものなど、課題に応じて適切な改善方法を決め、実施します。

効果測定を行う

改善への取り組みを実施し、あらかじめ決めておいた期日が来たら、当初に設定した目標と照らし合わせて効果測定を行いましょう。

次の改善につなげるために行うものであることを念頭に、単に目標を達成できたかできなかったかを判定するだけでなく、なぜ改善できたのか（できなかったのか）を分析することが大切です。

PDCAサイクルを回す

「業務改善とは？」でもお伝えしたように、業務改善は、一時的に取り組むものではなく、恒常的・定期的に取り組むことで改善サイクルを回していくものです。課題の抽出から効果測定までの流れを繰り返しながら、常に業務を改善できる体制を構築していきましょう。

まとめ

業務改善について、基本的な情報をまとめてご紹介しました。

業務改善を進めることで、コストの削減や業務の効率化も期待できます。
少子高齢化による働き手不足や働き方改革の推進に加え、新型コロナウイルス禍により働き方にはさらに多様化が求められています。この傾向は今後も続いていくでしょう。
この機会に今一度、業務改善を検討してみてはいかがでしょうか。

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前回「業務改善とは？必要とされる背景と進め方」では、業務改善が必要な背景や具体的な実施手順などをご紹介しました。

今回は、その続編として、業務改善に必要な考え方や、業務改善で得られる効果などをご紹介いたします。

ぜひ、業務改善に取り組みむ前にポイントを押さえておきましょう。

【関連記事】
業務改善とは？必要とされる背景と進め方

業務改善に役立つフレームワーク

業務改善を実施する際、業務を可視化して見直す中で、明らかに改善すべき課題が浮き彫りになった場合はそこから取り組めば良いですが、改善サイクルを複数回、回した後などでは、一体何を改善すべきなのかが見えなくなることもあるでしょう。

そのような時に改善の糸口を掴めるよう、知っておくと役立つフレームワークを2つご紹介します。

QCD

QCDとは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字を取ったもので、もともと製造業において生産技術の柱とされてきた要素です。3つの要素とも重要ですが、それぞれが相互に関係しているため、どれか1つを大きく向上させようとすれば、ほかの要素が悪化する場合もあり、バランスを取ることが大切になってきます。

業務改善の対象業務に対し、Q・C・Dのそれぞれを評価して最適なバランスになっているかをチェックし、最適化する方向へ改善すると良いでしょう。その際に活用したいのが、次にご紹介する4Mです。

4M

4Mとは、製造業において品質管理を行う適切に行うための4つの要素である「Man（人）」「Machine（機械）」「Material（モノ）」「Method（方法）」の頭文字を取ったものです。

• Man（人）…作業員、従業員などの人と、人に紐づくスキルやモラル、モチベーションなど。
• Machine（機械）…設備、機械、工具、治具、これらのレイアウトによる導線確保など。
• Material（モノ）…材料や原料、加工品、これらの調達手段など。
• Method（方法）…作業方法や作業手順、加工条件、測定方法など。

業務改善の対象業務に対し、上記の4つのMそれぞれに前項でお伝えしたQCDを当てはめ、最適化を目指しましょう。

業務改善で得られる効果

「業務改善とは？必要とされる背景と進め方」では、業務改善の目的として「業務効率化」「生産性向上」「商品・サービスの品質向上」の3つを上げました。業務改善に取り組むことで、これらの効果が期待できます。

ここではこれらについて、もう少し詳しくご紹介していきます。

業務効率化

普段、特に煩雑さや不便さを感じずにルーティンワークとしてこなしている業務でも、いざ見直してみると、不要な作業や効率の悪いフローで行っていることがあるものです。

業務効率化とは、業務にかかる時間コストや人的コストなどを下げることをいいます。

業務改善を行う中で、無駄な作業や、必ずしも社内で行う必要がない作業などを洗い出し、作業をなくしたり外注したり、デジタルツールで自動化したりといった対策を取ることになるため、業務効率化につながります。

生産性向上

生産性向上とは、経営資源であるヒト・モノ・カネの最小限の投入で最大限のアウトプットを得ることをいいます。前項の「業務効率化」も生産性向上を実現する要素の一つです。

さらに、業務改善の成功により、業務効率化が実現できれば、従業員の作業時間にゆとりが生まれます。その時間を、より生産性を高めるための企画業務などに当てられます。

商品・サービスの品質向上

商品・サービスの設計や製造、品質管理、また、顧客と接するサービス担当などの部門において業務改善を進めることで、顧客に提供する商品・サービスの品質向上を実現できます。

その結果、顧客満足度の向上も期待できます。

その他の効果

業務改善を行うことで、上記3つの効果のほかにも、労働時間の短縮などによる労働環境改善やコストの削減、働き方改革の推進、BCP（Business Continuity Planning/事業継続計画）などの効果が見込めます。

業務改善を成功させるためのポイント

別記事「業務改善とは？必要とされる背景と進め方」では、業務改善を進める手順をご紹介しましたが、その際のポイントは、以下の3つです。

経営戦略に沿って改善策を考える

業務改善は経営課題と直結する取り組みであるため、単に業務だけを見ていても大きな改善効果は期待できません。自社の経営理念や経営戦略、経営計画といった大きな指針に基づいて、業務を見直したり改善計画を立てたりする必要があります。

一度の取り組みで終わらせない

前項とも関連しますが、業務改善は、特定の課題を解決するために一時的に取り組むといった類のものではありません。恒常的・継続的に取り組み、改善し続ける体制をつくることが大切です。長期的な視点で取り組みましょう。

積極的にデジタルテクノロジーを活用する

デジタルテクノロジーの進歩した現代は、業務改善を成功させるのに有利な環境にあるともいえます。新たな技術が次々に登場し、低価で利用できるツールも多くあります。
デジタルツールの活用で、業務改善ばかりかDX（デジタルトランスフォーメーション）の域で成功できる可能性もあります。
ぜひ、最新のデジタルテクノロジーを積極的に活用しましょう。

【関連記事】
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？～2025年の崖に向けて～
動画を積極的に活用して、DX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させよう！
DX（デジタルトランスフォーメーション）が必要な理由と進め方

まとめ

業務改善関連コラムの第二弾として、業務改善に役立つフレームワークや成功のポイントなどをご紹介しました。本コラム以外にも、業務改善の考え方ややり方などはたくさんありますが、重要なのは継続して行い業務を効率化し今までより成果を上げることです。

定期的・継続的に業務の見直しと改善を実施し、その時々で最適な状態で業務を行えるようにしましょう。

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BtoCはもちろんBtoBでも、プロモーションや教育用、社内資料などとして動画の活用が広がっています。

社内で、あるいは外注で動画を制作する際に押さえておきたいポイントの一つが、必ずナレーションを入れること。伝えられる情報量が増やせる、感情表現ができるなど、さまざまなメリットがあるからです。

ただ、やみくもにナレーションを入れても効果的な動画は作れません。
ここでは、ナレーションの効果やナレーションを入れるメリットとデメリット、ポイントをご紹介いたします。

【関連記事】
動画制作の再生数はテロップ次第！？テロップの役割と作成のコツ
動画制作に役立つ！動画撮影・編集のポイントを解説

動画制作でのナレーションの効果

動画は、最低限、映像さえ入っていれば動画として成立しますが、可能な限りナレーションを入れることをおすすめします。
ナレーションを入れることによって、次のような効果が期待できるからです。

映像の内容を補足できる

映像やテキストによる視覚的な情報伝達に加え、音声によって聴覚からも情報伝達を行えるため、映像の内容を補足することが可能です。

視覚情報だけでは伝わりづらい内容や、映像化するまでもない周辺情報など、ナレーションを入れることによって、動画の情報量を増やせます。

映像が見えない人にも大まかな内容を伝えられる

動画を視聴する環境によって、またはシチュエーションによって、映像をはっきり見ることができない場面も出てきます。時には、ながら作業をしていて、重要な部分だけ映像を確認するといった使い方をするユーザーもいるでしょう。

そんな場合も、ナレーションが入っていれば大体の内容を理解してもらえます。

感情表現を伝えやすい

ナレーションは声で情報を伝えることになるため、ナレーターの声の抑揚で「感情」までも伝えることが可能です。内容に合わせた感情表現で、視聴者を共感させることもできますし、インパクトを与えて動画に注目してもらうといった使い方もできます。

動画制作でナレーションを入れるメリットとデメリット

動画にナレーションを入れることで、上記のような効果が期待できますが、逆にナレーションを入れることで生じるデメリットもあります。
ここでは、改めてナレーションを入れるメリットと、デメリットについてもまとめます。

動画制作でナレーションを入れるメリット

動画制作でナレーションを入れるメリットには、次のようなものがあります。

映像はそのままに多言語化できる

海外展開している場合、動画を多言語対応させる必要があります。
動画の内容にもよりますが、ナレーションを外国語に吹き替えたものを作成するだけで映像はそのままに多言語化できるケースも多くあります。特に、数ヵ国語に対応しなければならない場合、ナレーションを差し替えるだけで済めば、かなりの労力やコストを削減できるでしょう。

シンプルな絵面で訴求力を高められる

動画をわかりやすくする工夫として、ナレーションのほかにもテロップを入れたり、矢印や丸で囲むなど図形を用いる方法もありますが、ナレーションを入れずに視覚情報のみで訴求しようとすると、画面がごちゃごちゃしてしまい、かえって伝わり辛い動画になってしまうことも。

視覚的に訴える情報を絞り、音声で伝えられる情報はナレーションにした方が、視聴者の頭にすんなりと入ることも多いです。

動画制作でナレーションを入れるデメリット

では、ナレーションを入れるデメリットとしてはどんなものがあるでしょうか？

コストがかかる

ナレーションを入れるには、ナレーターが必要になるため、その分、コストがかかります。
ナレーター役を自社の従業員に行ってもらう場合はコストがかかりませんが、一定以上の声質や発音、滑舌などが求められるため、最適な人材が見つかるケースの方が少ないでしょう。

また、ナレーション原稿を社内で作成できる場合は良いですが、たとえば、多言語化などで社内での対応が難しい場合は原稿作成も外注することになり、これにもコストが発生します。

動画制作の際にナレーションを入れる方法とポイント

では、実際に動画制作でナレーションを入れるには、どのような方法があって、どんな点に気を付けて行えば良いでしょうか？
ここでは、ナレーションの入れ方の種類と、外注ではなく自社の人材でナレーションを入れる場合のポイントをご紹介します。

ナレーションの入れ方（種類）

ナレーションを入れるには、主に次の3つの方法があります。

プロのナレーターに依頼する

ナレーションの品質を優先するなら、プロのナレーターに依頼するのが一番です。
ただ、その分、費用もかかります。動画制作会社などへ依頼すれば手間なくナレーターを確保できますが、費用をあまりかけられない場合は、クラウドソーシングなどで探すと比較的、安価に抑えられるでしょう。

ソフトウェアを利用する

音声読み上げソフトを活用すれば、ナレーターを用意しなくてもナレーションを入れることができます。ソフトの種類も無料から有料までさまざまな種類が出ており、多言語対応しているものや、読み上げるスピードを速めたり遅くしたりといったことができるものもあります。
ただ、人が読み上げるわけではないため、棒読みのように聞こえるものもありますので、導入の際は、サンプル音声などを確認しましょう。

自分でナレーションを入れる

ナレーターやソフトウェアに頼らず、自分たちでナレーションを入れるという方法もあります。
手間ひまはかかりますが、コストを抑えられ、納得がいくまで何度でも取り直せる点がメリットです。
マイクやボイスレコーダーなど、ある程度は機材を揃える必要があります。

自分でナレーションを入れる場合のポイントは次項でご紹介します。

自分でナレーションを入れる場合のポイント

実際に自分でナレーションを入れる場合は、次の2つのポイントに留意しましょう。

ナレーション用の原稿を作成しておく

一つ目は、ナレーション用の原稿を用意することです。
どのシーンでどういったナレーションを入れるのかがわかるよう詳細に記すことと、映像を見ればわかるようなことは極力原稿に入れず、シンプルなものにするのがポイントです。
あまり情報を詰め込み過ぎると、視聴者の負担になり、結局は伝わらないナレーションになってしまうからです。

口角を上げてナレーション原稿を読む

二つ目は、口角を上げてナレーション原稿を読むように心がけることです。
ナレーションの際は、滑舌など聞き取りやすさも大切ですが、まずは姿勢を正して口角を上げ、好印象を与える発声が大切です。

口角を上げることで、声のトーンが上がり、自然と明るい印象に聞こえます。
また、正しい姿勢で発生することで、腹筋や背筋を使え、あごや首、肩、脇などがリラックスした状態になるため、声が裏返ったりすることなく安定して発声できます。

さらに腹式呼吸ができると、十分な空気を吸えるようになって伸びのある声を出せるので、なお良いでしょう。

まとめ

動画では、映像による情報伝達が中心なりますが、補足的な情報付加や感情表現など、ナレーションを入れることによって表現の幅が広がります。視聴者にわかりやすく情報を伝えたり、より正確に情報を伝えることができたり、強い印象を残すこともできます。

効果的にナレーションを入れて、伝わりやすい動画を制作しましょう。

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DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、Digital Transformation（デジタル変革）の頭文字を取ったもので、最新のデジタル技術を駆使することで業務フローやプロダクト、顧客体験などを変革させることを意味します。

DXは、ICTの進歩により既存市場が崩壊するデジタルディスラプションが起きていることから必要とされるようになりました。

本コラムでは、DXが推進される背景や日本におけるDXの現状、DXの事例をご紹介いたします。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、Digital Transformation（デジタル変革）の頭文字を取ったもので、最新のデジタル技術を駆使することで業務フローやプロダクト、顧客体験、はたまた従業員の就業環境などを変革させることを指します。

DXは、ICTの進歩により既存市場が崩壊するデジタルディスラプションが起きていることから必要とされるようになりました。
デジタルディスラプション（digital disruption）についてもう少し詳しく説明すると、新たなデジタル技術の登場によって既存の製品・サービスの価値が変化し、既存市場が崩壊することをいいます。

新たにデジタル技術をもって台頭した製品・サービスに対して優位性を得るには、最新のデジタル技術で対抗するしかないということです。

2025年の崖に向けて。DXが推進される背景

前章でもお伝えしたように、DXが推進される背景にはデジタルディスラプションが起きていることが挙げられ、そうした現状の市場で競争力を強化するためにDXが必要とされるようになりました。

日本に限定してもう少し詳しく背景を見ていくと、従来のシステムの老朽化や世界シェアを誇るSAP社の保守期限切れなどの問題が複雑に絡み合っています。
経済産業省は2018年9月に発表した「DX（デジタルトランスフォーメーション）レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～ 」によれば、2025年の崖とは、いわゆるレガシーシステムが使われ続けることや、2025年周辺に起こり得るIT関連のさまざまな問題が重なり、DXに取り組まなければ2025年以降、毎年最大12兆円の経済損失が生じる可能性があることを指しています。

各企業におけるDXの現状

経済産業省が同レポートを発表してから2年半が経過し、2025年まで4年を切った今、日本における企業のDXへの取り組み状況はどのようになっているのでしょうか？

2020年12月、経済産業省は「デジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書『DXレポート2（中間取りまとめ）』 」を発表しました。この中で、調査対象である国内企業223社のうち9割以上が、DXに「未着手」か「一部のみの実施」であることが報告されています。

ここから、現段階では、まだ日本はDXの黎明期にあるといえるでしょう。

各企業のDXの事例

そのような中で、日本のDXをリードしている企業もあります。
ここでは、日本における企業のDX事例を2つご紹介いたします。

教育の地域格差、経済格差を解消する無料映像授業「Try IT」/家庭教師のトライ

株式会社トライグループが運営する家庭教師派遣の家庭教師のトライでは、2015年7月、無料のオンライン授業「Try IT（トライイット）」の配信サービスを開始しました。同サービスでは、授業内容に対する質問もオンラインで対応するという業界初の試みに挑戦。

映像は、教室で行う授業を映像化するのではなく、1対1の個別授業らしさが感じられるような工夫を凝らした映像をサービス専用に制作。1回の授業は15分となっており、隙間時間を利用して学習できるようになっています。

中高生のスマホ所持率増加や、教育の地域格差、経済格差といった背景から生まれた、中学・高校の6年分の4,000本以上の映像授業が無料で見放題（専用のデジタルテキスト付）という同サービスは、デバイスとインターネット環境さえあれば誰でもいつでもどこでも勉強できるという新たな価値を提供しました。

マネタイズは、質問への回答といった有料サービスで行っています。
スマートフォンでの視聴では、授業中にわからない箇所が出てきたら、その場でスマホを振ると、わからない部分を自動で可視化し、質問できる機能があります。パソコンやタブレットの場合は、ボタンで質問。従来のオンライン授業とは違い、疑問をその場で解消できます。

AIカメラで顧客満足度や従業員のモチベーションを測る/とんかつ新宿さぼてん

とんかつ専門店「とんかつ新宿さぼてん」や中国料理「謝朋殿」などを展開するフードサービス事業の株式会社グリーンハウスでは、「とんかつ新宿さぼてん」の一部である約20店舗で、AI搭載のカメラを導入しています。
AIカメラが来店客や従業員の表情を解析することで「喜び」を数値化。ここから、顧客満足度や従業員のモチベーションを測り、向上に役立てているといいます。

従来、飲食店の顧客満足度を測る方法といえばアンケート調査などが中心でしたが、どうしても後から利用時のことを振り返るかたちとなり、リアルタイムでの満足度は測れませんでした。AIカメラなら、来店客の笑顔からリアルタイムな喜び＝満足を確認でき、同時にその時に接客している従業員の笑顔との相関性まで分析してくれます。

さらに、AIカメラのデータから見えてきた店舗の好事例を横展開するために、わかりやすく動画でマニュアル化して配信しているといい、従業員は店舗のiPadやスマートフォンからいつでも何度でも視聴できるようになっているそう。動画による情報共有は、外国人労働者からも理解されやすいといったメリットがあるようです。

まとめ

DXの概要や推進される背景、日本における取り組みの現状、事例などをご紹介しました。

新たなテクノロジーの影響は、業種を問わずに広がっており、デジタルディスラプションが起きています。DXはどの企業にとってもマストだといえます。
ぜひこれを脅威ではなくチャンスと捉え、積極的にDXを検討していきましょう。

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