業務改善とは？必要とされる背景と進め方

業務改善とは、現状の業務プロセスを見直して課題を洗い出し、改善することで効率化やコスト削減、生産性向上、プロダクトの品質向上などを実現することをいいます。

特に、定型的な業務の場合、業務フローが非効率的なものであってもルーティンワークとして惰性になりやすく、非効率さに気づかず踏襲されているケースが少なくありません。

本コラムでは、業務改善とは何か、その目的や背景、実際に業務改善を進める際の手順をまとめてご紹介します。

業務改善とは？

業務改善とは、現状の業務プロセスを見直して課題を洗い出し、改善することで効率化やコスト削減、生産性向上、プロダクトの品質向上などを実現することです。時には、業務改善を通して労働環境改善につながることもあります。
業務上に何か課題が見つかった時のみ突発的に取り組むというよりは、恒常的・定期的に取り組みを続け、改善サイクルを回していくというものです。

会社全体の業務プロセスを再構築するBPR（Business Process Re-engineering/業務改革）とは異なり、部門ごとなどの部分的な業務を改善します。

業務改善は、かねてより多くの企業で常に経営課題の一つとして数えられてきましたが、人口減少による労働力不足や働き方改革などの影響で、注目が集まっています。

業務改善と経費削減との違い

業務改善と同じ文脈でよく使われる言葉に「経費削減」があります。

経費削減とは、事業活動を行う中で発生する経費を見直し、無駄な部分を削減することです。業務改善の中で経費削減が行われることもありますし、業務改善とは直接関係のない部分、たとえば、給与をカットしたり家賃の低い物件へオフィスを移転することなどで実現できるものもあります。

業務改善の目的

業務改善の主な目的には、「業務効率化」「生産性向上」「商品・サービスの品質向上」などがあります。

業務プロセスを見直し、無駄な作業や効率の悪いフローなどを改善することで、労働時間や業務にかかるコストを削減でき、業務効率化につながります。

業務効率化により労働時間にゆとりができれば、企画業務など売上・利益を向上させるための業務に時間を使えるようにもなり、生産性向上につながります。

また、製品の設計・製造、サービス提供に関わる業務を改善することで、顧客に提供する商品・サービスの品質向上も実現できます。

業務改善が必要な背景

業務改善は、経営課題の一要素でもありますが、特に近年、注目が集まっている理由が、日本の少子高齢化が進んでいることで、将来的な人口減少による労働力不足や、政府が働き方改革を推進しているためです。
働き手の数が減り、また、一人当たりの労働時間も短くなる中で、生産性向上が求められています。
業務改善を実施して業務の質を向上させ、これを実現しようというわけです。

業務改善を進める手順

ここで、具体的に業務改善を進める手順をご紹介します。

業務の可視化

まずは、業務改善の対象となる業務の見える化を行います。
詳細に把握する必要があるため、部門のメンバーにヒアリングを実施すると良いでしょう。
業務内容を把握できたら、文字と図で業務を書き表します。

課題の抽出

次に業務の課題を把握していきます。
業務が可視化されると課題が浮かび上がってくるので、これと、ヒアリング時に寄せられた顕在化している課題も合わせ、業務に関わる課題をすべてピックアップします。

改善計画の策定

前項で抽出した課題に優先順位をつけ、それぞれの改善目標を立てていきます。数値で指標を立てることを基本に、定性的な目標の場合も後で効果測定しやすいように具体的な目標を、期日とともに設定しましょう。

さらに、抽出した課題をどのように改善するかを検討します。
業務フローを変更したり作業を省けたりすれば解決できるもの、アウトソーシングで解決できるもの、デジタルツールの導入で自動化すれば改善するもの、長期的に改善とチェックを繰り返す必要があるものなど、課題に応じて適切な改善方法を決め、実施します。

効果測定を行う

改善への取り組みを実施し、あらかじめ決めておいた期日が来たら、当初に設定した目標と照らし合わせて効果測定を行いましょう。

次の改善につなげるために行うものであることを念頭に、単に目標を達成できたかできなかったかを判定するだけでなく、なぜ改善できたのか（できなかったのか）を分析することが大切です。

PDCAサイクルを回す

「業務改善とは？」でもお伝えしたように、業務改善は、一時的に取り組むものではなく、恒常的・定期的に取り組むことで改善サイクルを回していくものです。課題の抽出から効果測定までの流れを繰り返しながら、常に業務を改善できる体制を構築していきましょう。

まとめ

業務改善について、基本的な情報をまとめてご紹介しました。

業務改善を進めることで、コストの削減や業務の効率化も期待できます。
少子高齢化による働き手不足や働き方改革の推進に加え、新型コロナウイルス禍により働き方にはさらに多様化が求められています。この傾向は今後も続いていくでしょう。
この機会に今一度、業務改善を検討してみてはいかがでしょうか。

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