Web会議の録画データを一括管理する方法

2019年末に中国で最初の症例が確認された新型コロナウイルスは、非常に高い感染力を持って世界的な大流行を巻き起こしています。こうしたなかで従来のビジネスシーンで行われてきたような対面での会議は難しい状況となっています。

そこで、こうした状況下でも打ち合わせをするための手段として、Web会議を導入する企業が増えつつあります。この記事では、Web会議の特徴やメリット、活用するうえでの注意点などについて詳しく解説していきます。

需要の高まるWeb会議システム

新型コロナウイルスの感染対策として、厚生労働省は密閉空間・密集場所・密接場所のいわゆる「3つの密」を避けることが効果的で、リスクを避けるためにはできる限りどの状況にも当てはまらない「ゼロ密」を保つことが望ましいと発表しました。

一方で従来国内企業で行われてきた対面による会議といえば、会議室において「3密状態」で行われることも多く、新型コロナウイルスの流行期においては避けるべきものであるといえます。

また、3密を避けるために広い会場を確保したとしても、そこに行くまでの移動（電車やバスなどの公共交通機関）での感染リスクは避けられません。外出自粛要請によりリモートワークを導入する企業が増えるなか、もはや対面での会議を開催することは難しいでしょう。

こうした状況下でも3密リスクや外出自粛要請を気にせずに会議を行う方法として、Web会議の需要が高まっています。「周囲の反応が読み取りづらい」など否定的な意見もあったWeb会議ですが、そのような意見の多かった企業においても必要に迫られて導入が進めているところが少なくないようです。

実際に企業だけではなくイギリスの議会においても、およそ700年の歴史上初めてWeb会議による審議が導入されたという事例も出ています。

そしてWeb会議のメリットはウイルス感染対策ができるというだけではなく、会議スペースを確保する手間が省け出席のための移動コストを削減できたりと、導入による多くのプラス要素があります。実際リモートワークの導入が進むなかで、このようなWeb会議のメリットを今まさに体感しているという企業の方も多いのではないでしょうか。

Web会議は録画して社内ナレッジとして活用！

上に挙げたほかにも、Web会議には優れたメリットがあります。それは、録画してアーカイブしておくことで、社内ナレッジとして共有できるようになるという点です。

従来の会議では、参加者以外がその内容を知るためには議事録を参照する必要がありました。しかし、議事録の完成度は作成者の能力に大きく左右されるというデメリットがあります。また、テキストだけでは前後の文脈が捉えにくく、発言者の意図が汲み取りにくいといった課題もありました。

一方でWeb会議用のツールには、撮影しているものをそのまま動画として保管できる機能が備わっているものもあります。そして、この機能を活用することが上に挙げたような紙の議事録のデメリットを解消することにつながります。

Web会議を録画する場合、会話内容がまさにそのまま撮影されるので、紙の議事録のようにその内容が作り手の能力に依存することはありません。また、映像として保管されるため話し手の意図が伝わりやすく、視聴者が誤った解釈をすることも少なくなるでしょう。さらに、「それでもテキストとして議事録を残しておきたい」という企業に向けて、 録画したデータから自動で音声をテキスト化できるようなツールも登場しています。

録画データの管理方法には課題も

このようにWeb会議を動画として保管して活用することで、企業の業務効率化や生産性向上につながる可能性があります。しかし、実際にWeb会議の録画を導入・運用する際には注意しておきたい点もあります。なかでも大きな課題となり得るのが、録画したデータの管理方法です。

これはテキストファイルでも同様ですが、録画したデータを保管する上でのルールをあらかじめ決めておかない場合、データを紛失してしまうケースがあります。「先月の会議データは誰が保管していたんだっけ」と聞いて回るような作業は、むしろ非効率的といえるでしょう。

また、動画データのサイズはテキストと比較しても大きくなりがちで、より保管コストがかかります。データが蓄積されていくと社内サーバーの容量を圧迫する原因にもなりかねません。

さらに、データ流出のリスクにも留意する必要があります。会議の場では社外には出せないような情報が飛び交うことも珍しくありません。そして、録画データに誰もがアクセスできるような状態にしてしまえば、機密情報が社外に流出してしまう可能性もあります。

このようにWeb会議の録画データは慎重に取り扱う必要があります。そのため社内で動画データを取り扱う場合には、管理・運用担当者を設けることが望ましいといえます。 しかし、人材リソースが十分でない企業の場合にはそうした担当者を設けることは難しいでしょう。

ビジネス向けの動画共有サービスの活用を

上に挙げたようなWeb会議の録画データに関する課題を解消できるとして注目されているのが、ビジネス向けのクラウド型動画共有サービスです。このサービスを活用することで、次のような形で前述した課題を解消することができます。

ビジネス向けのクラウド型動画共有サービスでは、作成した動画はクラウドにアップロー ドしていつでも閲覧することができるようになります。そのため、データがどこにあるかを都度確認する手間が省けます。同様に録画データを自社サーバーに保管しなくて も良いので、録画データの容量が増えたからといって新たにサーバーを増築する必要はありません。

また、ビジネス向けのクラウド型動画共有サービスには、アカウントごとに閲覧制限をかけるなど管理者によるコントロールがしやすいよう設計されているものもあります。こうした機能を活用することで、データが外部に流出してしまうリスクも減らすことができるでしょう。

このようなメリットから、企業においてWeb会議の録画など動画を活用する際には「ビジネス向け」のクラウド型動画共有サービスを活用することがおすすめです。

まとめ

上に挙げたようなメリットを満たすビジネス向けのクラウド型動画共有サービスの一つとして、ユイコモンズの「UIshare」があります。

Web会議の録画データ共有に限らず、あらゆる動画やデータファイルの共有に活用することができ、さらにリアルに開催するイベントやセミナーの告知・募集管理も可能です。わずか月額1,000円（税抜）からスタートできるので、自社における動画活用を検討している方は、ぜひお問い合わせください。

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