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リモートワークでのコミュニケーション術

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リモートワークでのコミュニケーション術

新型コロナウイルスの影響により、模索中の企業も多かった「リモートワーク(テレワーク)」は一気に広がりを見せました。在宅でも可能な業務は極力、出社を控えて進めるよう国を挙げて推奨されているため、大手企業に限らず中小企業でもリモートワークが一般化しつつあります。

適度なコミュニケーションを通して構築する人間関係は、業務を円滑に進めるために欠かせません。しかし、リモートワークで業務を進めていると仕事に関係のあるやり取り以外しなくなりがちです。

それでは、リモートワークではどうコミュニケーションを取るべきなのでしょうか?本コラムでご紹介していきます。

多くの人がリモートワークでのコミュニケーションに課題を感じている

企業文書を電子化・ペーパーレス化するクラウドサービスpaperlogicを展開するペーパーロジックは3月6日、東京在住の会社員でリモートワーク・テレワークを行っている111人を対象に「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査を実施しました。

その中で「あなたの勤務先では、リモートワーク・テレワークの課題はどのようなものがあると感じていますか?」という問いに対し、45.9%もの人が「対面よりコミュニケーションが難しい」と回答。コミュニケーションの取り方に悩む人の多さが浮き彫りになりました。

一方、ほぼすべての業務をリモートワークで進めながら、社員同士で円滑なコミュニケーションを取っている企業も多数存在します。そのような企業では、具体的にどのような工夫をしているのでしょうか。

チャット上で業務の連絡だけでなく、なんでも言いやすい雰囲気を作る

2014年に設立されて以来、常時リモートワークで業務を進めている株式会社キャスターには、45都道府県、15ヵ国にわたる約700人のスタッフ(業務委託を含む)が所属。常にオンラインでコミュニケーションを取りながら業務を進めています。

同社の取締役を務める石倉秀明氏は、オフィス通勤と比較して生産性を落とさないためのコミュニケーションのコツを次の三つにまとめています。

1. 会話はすべてチャット上で行うこと
2. チャットを関係者全員が見える状態にすること
3. 何でも言いやすい雰囲気と場をつくること

リモートワークでは、会議以外の会話はすべてチャットツールで行いましょう。近年Slac、Chatwork、Microsoft Teamsなど、多数のビジネスに特化したチャットツールが開発されているので、いずれかを使用すると良いでしょう。

出勤する場合と異なる点は、業務上の連絡事項以外の会話にも積極的にこれらを使用するということです。リモートワークで業務連絡以外をチャットに書き込まない状態だと、ちょっとした気づきや相談ごとについて話すなどのコミュニケーションを取る場が完全に失われてしまうためです。

チャットはオフィスでする会話全体をフォローするツールだと考え、関係者全員が見える状態にしておきましょう。個別チャットだと業務の進行状況がお互いに見えないので、業務分担が偏る原因になります。

さらにリーダーが定期的に困っていることを個別に聞いたり、雑談用のチャットを開設して業務に関係しない会話でコミュニケーションを促したり、オンラインランチやオンライン飲み会を開いたりといった方法で人間関係を構築していきましょう。土台に信頼関係があれば、チャットでも「思っていることを言って良いんだ」という安心感が生まれます。

動画マニュアルや画面録画ツールなども活用

仕事の進め方の中には対面でなければなかなか伝えにくいものも存在します。マニュアルではうまく伝わらないノウハウを伝える上で役に立つのが動画マニュアルや画面録画ツールです。

文章だけではうまく伝わらないことも、映像を見せればすんなり伝わることが多くあります。

「この内容は文章では伝えづらいな」と思うことは、画面録画ツールを使用し、実際に画面を操作しながらリアルタイムでの口頭説明をつけて録画してみましょう。情報量が増えて格段にわかりやすくなりますし、文字を読みながらイメージするというプロセスがなくなり文章を読むことが苦手な人にも伝わりやすくなります。

同じノウハウを何人にも教える必要がある場合は、そのプロセスを動画マニュアルにしておきましょう。一度しっかりとまとめておけば、何度でもマニュアルとして使用できるので省力化にもつながります。

オンラインミーティングやWeb会議で直接話をする際のテクニック

リモートワークにおける会話はすべてチャット上で行うことが基本ですが、複数人の意見をすり合わせる打ち合わせや会議には適していません。そんなときはオンラインミーティングやweb会議を使って、直接メンバー同士で話をしましょう。

週1回程度の定期的な全体のオンラインミーティングに加え、随時、個別のオンラインミーティングを設けましょう。表情が見える状態で会話することで、文字だけでは伝わらないニュアンスも把握しやすくなります。あまり「仕事の会話だけ」という意識にとらわれず、気軽なコミュニケーションの場として捉えると良いでしょう。

以下で、オンラインミーティングやWeb会議で直接話をする際のテクニックをご紹介します。

テクニック1 注意事項は顔を合わせて

表情が見えない状態でネガティブな指摘を受けると、必要以上にきつい印象になってしまうことがあります。そのため、特に注意をする場合などはチャットではなく、オンライン会議などで顔を合わせながら伝えると良いでしょう。

テクニック2 それぞれが個別に参加

社内など同じ場所に複数人がいる場合でも、1人ずつそれぞれの席からオンラインに接続しましょう。こうすることで、同じ場所にいる人達だけが盛り上がり、リモートの参加者が温度差を感じるという事態が起きません。

テクニック3 背景音が気になる場合、ミュート機能を活用

飲食店など背景音が気になる環境で接続せざるを得ない場合、自分側のマイクをオフにするミュート機能を活用します。自分が発言するときだけマイクをオンにすれば、雑音が入ってもそれほど会議の妨げになりません。相槌を打つ場合もマイクをオンにします。

テクニック4 表情豊かに

オンライン会議の参加者が増えるとそのときに話していない人の反応が乏しく見えてしまいがちです。頷いたり笑顔を見せたり時には首を振ったりして、できるだけ自分の感情を相手に伝えましょう。少し大げさなくらいでちょうど良いと考えてください。

テクニック5 画面共有機能も活用

オンライン会議に特化したツールには基本的に画面共有機能が備わっています。プロジェクターでプレゼン資料を映し出すのと同じ要領で使えば、会議で伝わる情報量がぐっと増えるのでおすすめです。

まとめ

リモートワークを円滑に進めるには、コミュニケーションの取り方が重要な課題となります。
チャットツールや動画マニュアル、オンライン会議をうまく活用し、適度なコミュニケーションを取りましょう。

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