新型コロナウイルスの影響拡大を受け、急速に普及を遂げたリモートワーク。そこで業務を円滑に進めるために大きな役割を果たしているのが、チャットツールとWeb会議システムです。
チャットツールは複数人で業務を進行する上で非常に便利なツールであるためリモートワークが普及する以前から使いこなしていた人も多いでしょうが、Web会議システムに関してはこの事態を受けて初めて導入を考えた企業が少なくありません。
そこで今回は、そもそもWeb会議システムがどのようなものでどう活用すべきなのかをご紹介します。
目次
Web会議の種類は大きく分けて二種類
Web会議とは、インターネット回線を通じて行う会議を指す言葉です。Web会議に使用されるシステムには大きく分けて次の二種類があります。
クラウド型
クラウド型では、Web上にある会議ツールを使用して会議を行います。システムを提供する企業と契約すればすぐに利用が可能で、利用者側はサーバーの管理をする必要がありません。そのため運用のコストや手間が削減でき中小企業でも気軽に取り入れることができます。
ただし、クラウド型の会議ツールは多くの事業者を対象とした決め打ちのシステム。カスタマイズして利用することは基本的にできません。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社内にWeb会議専用のサーバーを構築し運用するシステムです。導入を検討し、実際に運用に至るまでには一定の時間を要します。しかも運用がスタートすると、サーバーのメンテナンスも行わなければなりません。
ただし自社の所有するシステムとなるのでセキュリティレベルの調整がしやすく、カスタマイズも可能です。大手の企業では、長期的に見ると運用コストの違いで初期投資の負担をカバーできるケースもあります。
「Web会議」と「テレビ会議（ビデオ会議）」は実は違うもの！
「Web会議」と「テレビ会議（ビデオ会議）」はよく混同されますが、実はまったくの別物です。共通する点は、インターネット回線でつないだ複数の拠点にあるデバイスでコミュニケーションを取るということです。
それぞれには次のような特徴があり、テレワークで働く人同士を繋ぐツールには通常Web会議システムが使用されます。
| Web会議 | テレビ会議 | |
|---|---|---|
| 利用シーン | 小規模な打ち合わせ、営業、採用面接など | 経営会議、国際フォーラムなど大規模な会議や打ち合わせ |
| 会議の参加者 | 社内スタッフに限らず、取引先やお客様など社外の人も対象となり得る | 複数拠点の経営者同士やグループ会社、フォーラムの参加資格者など |
| 利用場所 | インターネット回線に接続可能なデバイスがある、あらゆる場所 | テレビ会議専用にカメラやマイク、モニターなどが常設された会議室や打ち合わせスペース |
| 使用するデバイス | パソコン、タブレット、スマホなど、普段使用しているインターネットに接続したデバイス | 専用のカメラやマイク、モニター、回線、ルーターなど |
| 解像度 | 使用するシステムにより変動 | 高解像度 |
| 通信速度 | 使用するインターネット回線により変動 | 専用の回線や機器を導入するため、安定 |
| コスト | システムの提供企業により変動するが、無料もしくは安価 | メーカーによるが、年間数百万円の運用コストがかかる |
つまり常設型のシステムがテレビ会議、手元にあるデバイスで使用できるシステムがWeb会議だと考えれば良いでしょう。
Web会議のメリットは、設置工事などの手間やコストをあまりかけずに気軽に導入でき誰とでも気軽に使える点です。ただし、映像のクオリティや回線の安定度ではテレビ会議にかないません。
テレビ会議は常設するシステムなので、専用の設備を備えた部屋に行くだけで、高解像度で臨場感の高い映像がやり取りできます。PCを本体に繋げば、資料を共有しながら打ち合わせすることも可能です。
無料から使えるWeb会議システム
「実際にWeb会議システムを導入する場合、どれを選べばいいんだろう？」と悩む担当者も多いのではないでしょうか。そこで、いくつかの代表的なサービスについて特徴をご紹介します。
Zoom（ズーム）
アメリカに本社を置くZoomビデオコミュニケーションズの提供するシステムです。利用者が多いサービスですが、セキュリティが若干弱いとの指摘も。基本プラン（3人以上の利用は40分まで）は無料で利用できます。
会議だけでなく研修や授業、単純なコミュニケーションツールとしても利用されており、幅広い用途が考えられます。ミーティングには最大1,000人もの人が参加可能。チャット機能や録音、録画、画面共有、ホワイトボードなどのツールが備わっているので、これらをうまく使いこなしてコミュニケーションを取ると良いでしょう。
Whereby（ウェアバイ）
ノルウェーの企業が提供するシステムで、ブラウザ完結型であるという特徴を持っています。インストールが一切必要なく、ルームのURLをメールやチャットで通知すればブラウザからすぐに映像と音声を送受信できます。
手軽に始められるので、採用面接やオンラインレッスン、カウンセリングなど一時的なやり取りにもよいでしょう。無料プランは4人まで時間無制限で利用でき、有料プランにすると参加可能な人数が増えます（最大50人）。
Skype（スカイプ）
Microsoft社が提供するサービスで、ダウンロードやインストールの必要ないブラウザ版と、より機能が充実したダウンロード版に分かれています。普及しているツールなので、実際に使用したことのある人も多いのではないでしょうか。
無料で利用できるグループビデオ通話には最大50人が参加できますが、少人数での会議に適したツールです。画面共有機能でプレゼン資料やビデオを見せながらの打ち合わせも可能です。
Googleハングアウト（Google Meet）
Google社が提供するweb会議ツールです。Googleハングアウトではビデオ通話の参加者は最大で10人まででしたが、2020年5月にリリースされたGoogle Meetでは最大100人まで参加できるようになりました（最長60分間、2020年9月末までは最長24時間）。プレミアム機能を使えば参加人数をさらに増やしたりライブ配信したりといった機能の拡張が可能です。
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
Skypeの機能をビジネス用に特化させたシステムです。2021年にサービスを終了するSkype for Businessからの移行が推奨されています。有料ですが、従業員数が20人を超えるような規模の企業様にはSkypeよりもこちらがおすすめです。
録画したWeb会議のシェアなどは有料動画共有サイトがおすすめ
ビジネスシーンでは、Web会議の様子の録画やノウハウの共有などに、動画の送受信をするケースもあるのではないでしょうか。そういった動画は社内の複数の人間が見ることになりますが、都度データを送受信すると非効率的です。
かといって、会議の録画を一般的な動画配信サービスには載せられません。セキュリティ面から考えても、これらの共有には有料動画共有サイトを利用しましょう。
UIshareは指定した特定のユーザーのみに配信可能な動画共有サービスです。コンテンツの閲覧制限の割当や視聴状況の管理ができるので、安心してご利用いただけます。
まとめ
新型コロナウイルスへの対策として「新しい生活様式」が求められるなか、Web会議の需要の高まりも続いています。今後は状況に応じてベストなツールを使い分け、業務効率の向上や社内外との情報共有、コミュニケーションの円滑化を目指していきましょう。
法人向オリジナル動画配信プラット フォーム
UIshareのサービス資料
動画配信プラットフォーム UIshareの総合サービス資料です。
特徴、機能、金額の詳細をこちらのサービス資料にまとめています。
執筆者情報
株式会社ユイコモンズ UIcommons Inc.
ユイコモンズでは、『世界中の人々が、豊かで実りある生活ができるようにいつでもどこでも誰でも存分に学べる場を創る』をビジョンに掲げ、学びに関するさまざまなサービスを展開しています。
