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リモートワークにおける情報共有の課題を解決するには?

リモートワークにおける情報共有の課題を解決するには?

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リモートワークにおける情報共有の課題を解決するには?

2020年以降、コロナ禍の影響でオフィスへの出勤が難しくなり、リモートワークを採用した企業が多くありました。当初は会社にとっても社員にとっても戸惑いが大きかったと思いますが、リモートワークには「通勤時間がいらなくなる」「子育てと両立しやすい」などメリットも多く、「今後もリモートワークを積極活用していこう」と決断する企業も少なくありません。

長期化するリモートワークの現場で問題となっているのが、情報共有体制です。ちょっとした世間話などがなかなかできないリモートワークの現場で、コミュニケーションや情報共有のツールとして役立つのが動画の活用です。

コロナにおけるリモートワークでの課題

コロナ禍の影響で、感染拡大を防止する観点から、2020年以降業務のリモートワーク化が一気に拡大しました。リモートワークの現場で大きな課題となっているのが、次のような点です。

コミュニケーションの取り方

同じオフィス内にいる人間同士と違い、リモートワークではわざわざコミュニケーションツールを使用しなければ、ちょっとした質問やあいさつ、世間話もできません。

リモートワークの現場でよく使われるツールが、ビジネスチャットツールです。メールに比べて即時性が高く、会話と同じようなスピードでやり取りできます。都度あいさつ文を入れる必要もなくなり、気軽にコミュニケーションを取れるので大変便利です。

ただし、実際に会って会話するシーンと違って相手の表情が見えないので、細かなニュアンスの伝わり方には限界があります。

特に、新入社員などにとってはコミュニケーションのハードルが高くなりがちなので、1対1のチャットルームと、チームの共有チャットルームを設け、気軽に質問できる環境を整えましょう。

ノウハウの属人化

一人の人が長く同じ業務を担当すると、ノウハウの属人化(その人にしかわからなくなること)が起こりがちです。テレワークで実際に仕事をしている姿も見えない状況が続くと、その傾向は一層顕著になります。

放置していると自然と属人化が進行してしまうので、情報を共有する仕組み作りが欠かせません。

リモートワークで情報共有ができない原因

リモートワークで情報をうまく共有できていない企業は、次のような状況が見られます。

情報共有に関する明確なルールがない

情報共有に関するルールがあいまいだと、特に若手の社員が情報共有ツールを利用しづらくなります。「何をどう書けば良いかわからないから、無理に書かなくてもいいか」と考え、多くの人は情報を書き込みません。

すると、一部の発言力があるベテラン社員ばかりが書き込むようになるので、情報にも考え方にも偏りが出てきてしまいます。

たとえば、「〇〇に関する疑問点がある人や、情報を得た人は、5W1H:いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)の項目を盛り込んでチームの共有チャットルームに書き込むこと」などとルールを決めます。ルールが明確だと書き込みのハードルが下がるので、若手社員も発言しやすくなるはずです。

積極的な情報共有を重んじる空気がない

たとえば、尊敬する先輩社員が積極的にノウハウを発信していたり、発信した情報に対する好意的なコメントがあったりすると、「積極的な情報共有=いいこと、会社のプラスになること」という空気が若手社員にも自然と伝わるはずです。逆に、属人化した知識やノウハウを独り占めしようとする人がいれば、若手社員もそのようにしてしまうでしょう。

情報共有に当てる時間がない

業務が次々と入ってくると、俗にいうホウレンソウ(報告連絡相談)は後回しにされてしまうことも。確認を取れないまま仕事を進めると、手戻りが多くなって業務効率が下がる可能性があります。

リモートワークで情報共有を活性化するためのポイント

リモートワークでは情報共有をしても、相手の顔が見えません。相手が具体的にイメージできないと、情報共有の優先順位が下がりがちです。次のような点を意識し、情報共有の活性化を図りましょう。

情報にタグ付けする

情報自体に意味があっても、いざ必要な場面で出てこなければ活用されずじまいになってしまうかもしれません。関連する業務で情報がいつでも検索できるよう、タグ付けして何らかのデータベースに入れ、検索できるようにしましょう。

スピード感をもって

情報の種類によっては、リアルタイムで共有する必要があります。特にトラブル対応やクレーム処理など、対人、対企業の情報は「知らなかった」では済まされないことも。そのため、緊急性の高い情報だけを共有する掲示板を作るなど、リアルタイムで共有できる仕組みが必要です。

Web会議の結果は記録

リモートワークではZoomやTeamsでWeb会議を開く機会が多いと思いますが、それらの結果は記録して閲覧できるよう保存しておきましょう。記録が確認できれば質問の必要性が減り、生産性のアップにつながることがあります。

情報共有を促す職場風土

まず情報共有に関する具体的なルール(5W1Hで箇条書きにするなど)を設けます。それに則って有益な情報を共有してくれる社員は表彰し、社内全体で情報共有を重視する空気を作りましょう。

情報共有の時間を設ける

ほかの業務に追われて情報共有が後回しにされないよう、スケジュールに情報共有の時間を組み込み、全員がそれまでに質問や報告事項をまとめておく習慣を付けましょう。

まとめ

リモートワークでは普段から同僚と顔を合わせなくなるため、情報共有の難易度が増します。その一方で個人の裁量で進める仕事が多く、対面での仕事以上に情報共有の重要性も増してきます。

コロナ禍の影響を受け、これまでリモートワークが難しいといわれてきた業務でも積極的にリモートワークが行われるようになってきました。仕組みさえ作れば、今後、何らかの事情で社員が出社できなくなった時のリスクヘッジにもなります。

仕事が属人化して誰もカバーできなくなったり、必要な情報が行き届かず仕事の手戻りが増えて業務効率を落としたりしないためにも、適切な情報共有を促す仕組みを会社として構築しておきましょう。

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