「ナレッジ」とは、直訳すると「知識」のことです。
しかし、ビジネスの現場では、それ以上にさまざまな意味を持ちます。企業が全体としてより生産性を高めていくために、このナレッジ共有は非常に重要なファクターです。
そのナレッジ共有を円滑に進めるためには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか？こちらの記事でご紹介していきます。
ナレッジ共有とは？
ビジネスシーンにおけるナレッジ共有とは、業務を進める上で必要な知識やノウハウを社内で共有することです。
経験の中で培ってきた技術やちょっとしたテクニックは、業務を円滑に進める上で非常に重要な役割を果たしています。しかし、個人がそのノウハウを独占していると別の部署には効果が及ばず、せっかくの知識が成果を発揮できません。それらを広く共有することで、業務の効率化に繋がり、製品やサービスの品質向上や生産性の向上が期待できます。
これとは反対の状況を、仕事の属人化といいます。特定の人が同じ業務を担当し続け、その人にしかわからないコツやテクニックで業務を進めている状況です。属人化した業務は担当者が急に休んだり、辞めてしまったりしたときに対応が難しくなり、担当者が対応できない場合に業務効率が著しく悪化しがちです。
ナレッジ共有の重要性
昔は日本では終身雇用が当たり前で、ベテラン社員が時間をかけて部下に業務を教えていました。しかし、近年ではライフステージに合わせて仕事を変わっていく人も多く、社員教育にそこまでの時間をかけられなくなっています。
そこで経験のない社員でも、優れた知識や経験によって培われたノウハウを元に仕事を進められるよう、ナレッジ共有の重要性が上がりました。
さらに2020年以降は、コロナ禍の影響によってテレワークの普及が本格化。離れた場所同士にいる社員が業務を進める機会が増えており、対面で教えられない知識やノウハウをデータ化して共有することの重要性が増しています。
ナレッジ共有のメリット
ナレッジ共有の最大のメリットは、パフォーマンスの向上です。同様の業務にあたるスタッフ全員がノウハウを共有することでスキルの底上げにつながり、売り上げの増加やサービス・製品の品質向上が実現します。
さらに必要な知識をあらかじめ共有することで、調査や方法の模索に要する時間も節約でき、業務の効率化が可能になります。
ナレッジ共有を怠ると、属人化した知識を持った社員が辞めることでせっかく社内に蓄積されたノウハウが失われ、サービスや品質の低下につながるかもしれません。その人にしかできない仕事が一人に集中し、負担を増やしてしまわないためにも、早い段階でナレッジ共有の対策が必要です。
ナレッジ共有をうまく進める方法・ポイント
ナレッジ共有をうまく進めるためには、会社主導で的確に段階を踏んでいくことが大切です。
ステップ1 目標の設定
「こうした課題を解決するため、どういう情報を共有し、それによってどのような効果を目指す」という明確なビジョンを決めましょう。現場の意見を取り入れながら進めることで、実効性のあるものになります。
「感覚でやっているから伝えるのは難しい」「データ化なんてできない」といわれるノウハウほど、共有すべきものです。一つずつかみ砕くことでデータ化できる場合も多いので、現場と意見交換しながら必要な知識を汲み上げていきましょう。
ステップ2 共有する情報の明確化
機器のオペレーションや営業手法、顧客情報など、企業によって共有したい情報はさまざまだと思います。その内容によって、情報をどのようにデータ化するかも違ってきます。
- タグによって検索可能なデータベース化
- FAQ
- 動画コンテンツ
- イントラネット
- 社内SNS（ChatWork、Slackなど）
- グループウェア（サイボウズ、G suiteなど）
共有対象のナレッジを設定したら、その手法も決定しましょう。ここで重要となるのが、使いやすさです。どれほど機能が充実していても、現場で使いにくいと思われれば実効性のあるナレッジ共有ツールにはなり得ません。社員の意見を取り入れて導入します。
無料ツールにも使いやすいものはたくさんありますが、使いやすさやセキュリティの面から有料ツールが選ばれるケースも多くあります。予算を設定し、現実的な料金で運用できるものを選んでください。情報漏洩だけは絶対に避けなければならないので、いずれのツールを選ぶにしてもセキュリティ対策はしっかりとチェックしてください。
ステップ3 仕組み作り
現場と打ち合わせしながら、実際の共有を進めていきます。たとえば、動画コンテンツであれば、対象となるノウハウを設定し、シナリオを書いて撮影。編集して動画共有サイトにアップします。1本に盛り込む内容は1つに絞り込み、1分などの短い動画にすることで効果的に知識の定着が図れます。
社員しか閲覧できないようイントラネットを活用したり、公開範囲が絞れる動画配信ポータルサイトなどを利用したりして、ノウハウの流出を防ぎましょう。
追加すべき内容が出てきたら都度共有できるよう、担当部署を設定して更新の仕組みも作っておきます。
ステップ4 PDCAサイクル
ナレッジ共有ツールが動き出したら、その運用状況を確認します。動画コンテンツを使う場合などは、視聴データを解析し、追加コンテンツの設定や既存コンテンツの改善などに役立てましょう。
担当部署を設定して責任者を立てておけば、実際の運用につながります。利用率が低い場合は、「何が原因で利用率が低いのか」「どうすれば利用しやすくなるのか」「実際に役立つコンテンツになっていたか」などをチェックしてください。外出先で利用しやすいスマホやタブレットなどの視聴端末にも配慮し、実際の運用を意識した改善が必要です。
まとめ
ノウハウを蓄積したベテラン社員や優秀な従業員は貴重な存在です。彼らが気持ち良くノウハウを共有できるよう、情報共有自体を評価の対象とするなどの工夫をしましょう。
2020年はコロナ禍の影響によって急速にテレワークが広がり、ナレッジ共有について改めて、深く向き合う必要性が出てきました。今こそ、ナレッジマネジメントに向き合い、企業全体の生産性向上を図りましょう。
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