Web会議システムの活用法

2020/06/03

knowhow

新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として急速な広がりを見せつつあるリモートワーク。そこで、普段顔を合わせなくなった同僚や取引先とのコミュニケーションツールとして脚光を浴びつつあるのが、インターネット回線を通じて利用するWeb会議システムです。

実はWeb会議システムは、会議以外にも多様な使い方が考えられます。
本コラムではその活用法をいくつか取り上げてご紹介します。

リモートワークでの会議だけじゃない使い方
遠方からも参加できるセミナーや講演会
録画・保存して今後に活かす
まとめ

リモートワークでの会議だけじゃない使い方

新型コロナウイルスの感染拡大を防止する対策として、リモートワークが急速な普及を遂げました。そこで改めて注目を浴びたツールがWeb会議システムです。しかしWeb会議システムの活用法は、それだけにとどまりません。たとえば次のようなシーンでも活用されています。

本部と店舗の連携に

これまで店舗と本部、本社と支社などの間における連携は、電話やメール、書類などでとってきた企業が多いのではないでしょうか。そんな企業にもぜひ活用をおすすめしたいのがWeb会議ツールです。

画像を見ながらの会話なら問題点や提案がすぐに共有できますし、顔を見ながら伝えられるので互いに連帯感が生まれます。表情が見えれば細かなニュアンスも伝わるので、接客やオペレーションのノウハウを伝えるツールとして使用しても良いでしょう。

遠隔学習・授業に

Web会議システムを利用すれば、遠隔で授業を受けられる環境も整えることができます。遠方に住む人はさまざまな学習の機会が得られますし、授業を提供する事業者は受講者の範囲を広げることができます。海外も集客対象となるのでビジネスチャンスがぐっと広がります。

集合研修に

規模にもよりますが、社内における集合研修は開催場所を確保することが難しく、また移動時間も考えると参加者全員のタイミングをなかなか合わせられません。しかしWeb会議システムを使用すれば、全員が入れる会場を押さえる必要がなくなります。主催者も参加者も移動が必要なくなるので、時間の都合を合わせやすくなるというメリットもあります。

講師を本社に招き、支社や支店などの各拠点にプロジェクタで研修内容を映し出すなどの方法を取れば、主催者の負担も参加者の負担も減らせます。

現場間のコミュニケーションに

工事現場や製造のラインなどでは、現場を直接目にしなければ状況が伝わりにくい問題も多数発生します。そんな時はタブレットやスマホを現場に持ち込み、Web会議の参加者にリアルタイムで状況を見せながら説明しましょう。

画面共有機能によって図面ファイルも共有できるので、全員が正確に状況を把握したうえで問題解決に向けて話し合うことができます。

遠隔受講ツールに

小規模な英会話教室やカルチャースクールでは、1回の授業に参加する受講者はそれほど多くありません。Web会議システムを使えば受講者の反応を見つつ双方向のやり取りをしながら授業を進めていけます。

もちろん質疑応答もリアルタイムでできるので、ただ一方的に教材の説明を受けるよりも「参加している」という意識が持ちやすくなります。ほかの参加者の質問や答えも共有できるので、参加者が途中で飽きてしまうことも防げます。

遠方からも参加できるセミナーや講演会

セミナーや講演会を開催する場合も、次のような点を考えるとWeb会議システムの利用がおすすめです。内容に興味がある人はどんな遠方からも参加が可能になりますし、主催者だけでなく参加者の負担も減らせるので、気軽に参加しやすくなります。

	Web会議	会場形式
開催方法	インターネット回線を通じ、オンライン上に設定された会場で開催。参加者はブラウザやアプリからログインして参加。	会議室や講演会場などで開催。参加者の分布によっては開催地を複数地域に分けるなどの対応が必要。
コスト	Web会議システムには無料で利用できるものも多く、有料のシステムでも安価なものが多い。会場に費用がかからないため、講師の人件費だけで開催できる。	講師にかかる人件費はWeb会議と同様だが、それにプラスして会場費、設備費、光熱費、講師以外の人件費、会場までの交通費など、主催者にも参加者にもコスト負担がかかる。
集客	収容人数に制限がないシステムを選べば、何人でも自由に集客可能。どこからでも参加できるため集客対象者が幅広く、メールやSNSで気軽に集客できる。	会場によって収容できる人数に限りがあり、地理的条件によっても対象者が限られる。ダイレクトメールの郵送などスポット集客が必要となり、コスト増につながる。
設営	インターネットに接続できる環境であれば配信をする場所を選ばないので、整理してホワイトボードなどを用意すれば準備が完了し、会場設営に手間がかからない。	当日の会場設営、撤収などに多くの手間がかかる。また、参加者を確認する受付や、案内などのスタッフ、表示も準備しなければならない。

録画・保存して今後に活かす

Web会議システムに備わっている便利な機能に、録画機能があります。

Web会議システム上でセミナーや研修（ウェビナー）を行った場合、その模様を録画して保存しておくことをおすすめします。セミナーや研修で学習する内容はある程度共通しているので、録画しておけば参加者が何度でも復習することができ理解度の向上につながるためです。主催者側も一度録画しておけば何度も同じ説明をする手間がかかりません。

また、こうした録画データはイベントの記録にもなります。入社式や株主総会といったイベントを、Web会議システムで配信する企業も増えてきました。そうしたイベントを記録しておくことで、今後の開催時に担当者が参考にしたり企業の運営記録として残したりすることが可能になります。