「リモートワークする社員が増えて、会議が開催できない」
「電話やチャットだけでは十分な情報共有ができず、業務が進まない」
新型コロナウイルス流行の影響下でリモートワークを導入する企業が増えるなか、従来の対面での会議を通じて事業や業務の方向性を決定してきた企業の中には、このような課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。
そして、こうした課題を解消できる手段としてWeb会議（オンライン会議）が注目されています。この記事では、そんなWeb会議を活用するメリットとそれに伴う課題について 解説します。
Web会議のメリットとは
これまでWeb会議を利用したことのない方は、その導入・運用に対して高いハードルを感じている方がいらっしゃるかもしれません。特に1980年代に登場した、いわゆる「テレビ会議」の印象を持っている方は、導入コストの面でネガティブな印象を持っていることが少なくありません。
当時のテレビ会議は専用のハードウェアを用いて行うもので、導入には数十万円、数百万円といったコストがかかるものが珍しくありませんでした。また、実際に会議を行う際には専用のハードウェアが設置された部屋に出向く必要があるなど、運用面で難しい部分もありました。
一方でインターネット回線を利用してオンラインで会議を行うWeb会議の場合、そうしたデメリットが解消され、より導入・運用しやすくなっています。具体的には、Web会議には次のようなメリットがあります。
低コストで導入・運用できる
企業がWeb会議を利用する場合には、専用のシステムを導入することが一般的です。とはいえ、従来のテレビ会議のように専用のハードウェアを購入したり、リース・レンタルしたりといった必要はありません。
Web会議システムの多くは、PCやタブレット、スマートフォンといった端末にアプリケー ションをダウンロードするだけで運用を開始できます。また、それぞれの端末に高い性能を要求しないことも特徴で、企業で一般的に利用されているようなPCのスペックでも十分に利用することが可能です。
さらに、Web会議システムは月定額のサブスクリプション型サービスとして提供されていることが多いため、導入を抑えつつ月々1万円以下から運用することができます。
このように、Web会議は従来のテレビ会議と比較してコスト面で大きなメリットがあります。
会議場所までの移動時間はゼロ
新型コロナウイルスの影響により、リモートワークによる業務を続ける方が少なくないなか、グループでのコミュニケーションの機会が減少している企業が少なくありません。
一方、Web会議システムを活用することで、インターネット環境さえあればどこでも会議に参加することができるようになります。そのため、会議に限らず「ちょっとチーム内の意見を聞きたい」というような場合にも、気軽にミーティングをセッティングして意見交換を行うことができます。
そして、このメリットはリモートワーク時に限らず有効です。たとえば、東京を本社として全国展開している企業の場合、会議や研修のたびに各支社・支店から東京に呼び出すことは移動時間の面でも交通費の面でも非効率的といえます。
その点、Web会議システムであれば各拠点から社員が移動することなくコミュニケーションをとることができます。結果として各拠点とのより綿密な連携にもつながり、組織全体としての生産性向上も期待できるでしょう。
ペーパーレスで資料展開できる
対面による会議での課題の一つが紙資料です。特に頻繁に会議を行うような企業の場合には、印刷やセットにかかる時間はもちろん、紙代、印刷費などのコストも膨らみがちです。
もちろん、対面の会議でもタブレット等を活用したペーパーレス化は可能です。しかし参加者のなかには、特に紙資料に慣れている層を中心として「紙で資料を用意して欲しい」という意見が出ることもあり、ペーパーレス化が進まないというケースも少なくありません。
その点、会議スペースに集合して行うことのないWeb会議では、画面共有などの機能により全てをペーパーレスで行うのが基本です。それでも「紙資料が欲しい」という場合には、PDFデータを送って先方に印刷してもらうことで、印刷にかかるコストを削減することができます。
スピーディな情報共有につながる
対面で会議を行う場合、開催前には会議時間の設定や出席人数に応じたスペースの確保などの業務を、開催後には議事録の作成・送信といった業務を行うのが一般的です。そして、こうした一連の業務を行うことにより情報共有に時間がかかってしまうというデメリットがあります。
一方、Web会議では日時が確定した後はシステムを活用して会議時間を設定するだけでよく、スペースを確保する必要はありません。そのため、会議の企画から開催までの時間を削減することができます。
また、Web会議システムには会議の内容を録画してデータ化できるものもあります。こうしたシステムを活用することで、紙の議事録を作成する手間もなくなります。会議に出席できなかった人には録画データを送信することで、欠席者への情報共有もスピーディに行うことができます。
Web会議システムの課題とは
Web会議システムには上に挙げたようなメリットがある一方で運用上の課題も少なくありません。
前述した通り、Web会議システムはインターネット回線を活用しています。そのため、インターネット環境がそのまま通信の品質を左右します。出席者の回線速度が遅い場合には「会話がうまくできず、進行できない」といった状況に陥ってしまう可能性があります。
また同様の理由から、参加者の反応を読み取りにくいといったデメリットがあります。インターネット環境によって情報が伝わるまでにタイムラグが出てしまうため、実際には参加者に賛同されている意見でも「この意見に対する反応は良くないな…」といったように間違った認識を生んでしまうケースもあります。
さらに、端末のマイクによっては周囲の物音が入り込みやすいことがあります。特に子育て中のリモートワークなどでは、お子様の笑い声やテレビの音声などが相手に聞こえてしまうことがあるため注意が必要です。
まとめ
この記事ではWeb会議システムのメリットだけでなく、課題についても解説しました。一方で今日ではシステムは日進月歩で進化しています。
たとえば、インターネット回線についても低速の回線でも利用できるよう、低負荷でWeb会議を実現できるようなアップデートが行われているシステムもあり、よりスムーズな運用が期待できます。
そうしたWeb会議システムにはトライアルや無料アカウントで試せるものも多いので、導入を検討している方はそれらを活用して実際の使用感を確認してみることをおすすめします。
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