toggle navigation  

リモートワークで押さえておきたい動画活用のメリット

リモートワークで押さえておきたい動画活用のメリット

  • LINEで送る
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
リモートワークで押さえておきたい動画活用のメリット

新型コロナウイルスによる非常事態宣言を受けて、国内企業においてリモートワークは加速度的に広まりつつあります。そして、十分な準備期間を設けられないままにリモートワークの導入をスタートした企業のなかには、オフィスワークとの違いに戸惑っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

対面によるコミュニケーションが取りにくいリモートワークの場合、特にコミュニケー ションが課題となって業務が滞っているケースが少なくありません。そこでこの記事では、リモートワーク時のコミュニケーションを改善するための方法の一つとして、動画活用するメリットについて解説していきます。

チャットやマニュアルだけでは、リモートワークは機能しない?

リモートワークをスタートして間もないタイミングでは、オフィスワークの場合と比較して同じ業務でもより多くの時間がかかってしまうことが少なくありません。その原因はいくつか考えられますが、なかでも大きな障害となっていることが多いのが、社員間でのコミュニケーション不足です。

オフィスワークで部下に対して指示を出したり同僚に対して依頼したりする場合には、不明点はその場で質問を受けることができ、ミスがあっても直接指摘して軌道修正していくといったコミュニケーションを取ることができます。

一方リモートワークの場合、業務の指示や依頼の都度、電話やWebミーティングでコミュニケーションを取っていたのでは非効率的です。そこで、適宜チャットでコミュニケーションを取ったり、あらかじめ紙の資料として業務マニュアルを作成したりすることで効率的かつ適切に業務を進められるようになります。

しかし、チャットでのコミュニケーションは人によって得意・不得意があり、それ自体がストレスになってしまうケースがあります。また、業務マニュアルについても文章やイラストだけで適切に業務内容を伝えるには、高度な技術が求められます。作成した社員の意図が適切に伝わらない場合、業務にムダ・ムラが生じ大きなミスにつながる可能性もあります。

動画活用のメリット1 情報がより適切に伝わる

前述したようなテキストや紙を基本としたコミュニケーションにおけるデメリットを解決するためには、動画活用がおすすめです。動画のメリットの一つとして、テキストでは伝えきれないような細かい内容も短時間でわかりやすく伝えることができる点が挙げられます。

たとえば、オフィスにおけるコピーの取り方について考えてみましょう。紙のマニュアルを作る場合には「電源を入れ、原稿カバーを開けて、コピーしたい用紙を原稿ガラスに向けてセットし…」などと説明したうえで、それぞれの部位がどこにあるかをイラスト等で解説する必要があります。そのため、コピー機・複合機のマニュアルは非常に分厚いものが少なくありません。
人によっては途中まで読んだところで「長すぎて読む気がしない。だいたいこ んな感じだろう」と作業を進めて失敗してしまうかもしれません。

一方で動画の場合には、実際にコピーを取る様子を撮影しておくことで多くの人がそのやり方を理解できるでしょう。視覚による直感的なコミュニケーションのため、受け取る側の理解力や集中力にも依存しにくく、伝わる情報にズレが出にくいこともメリットです。結果としてテキストや紙を活用する場合と比較して、業務のムダ・ムラやミスを削減することにつながるでしょう。

また、別の社員に指示を出す場合にも動画は効果的です。メールやチャットベースのコミュニケーションでは送り手の感情が伝わりづらく、それがトラブルの元となるケースもあります。
その点、動画では表情や話し方などから感情が相手に伝わりやすいため、よりスムーズなコミュニケーションの手段として活用できるはずです。

動画活用のメリット2 業務効率化につながる

社内コミュニケーションにおける動画活用のメリットは、情報の伝わりやすさだけではありません。

テキストで指示を出し紙ベースで業務マニュアルを作成する場合には、 業務に関する具体的な行動を文字化するために非常に多くの時間を必要とします。

新たに社員を採用した際や部署異動による引き継ぎの際などにマニュアルを作成した経験を持っていれば、「何気なくこなしている業務のはずなのに、テキストにするとなぜこんなに時間がかかるのだろう…」と考えたことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

これは、業務をマニュアル化するには、普段意識していない細部にわたって作業を切り出したうえで、それぞれ言葉を選びながらテキスト化しなければならないためです。

一方で動画の場合にはコピーの取り方の例でも挙げたように、まさに普段通りの作業を行っている様子を撮影するだけで多くの情報を伝えることができます。さらに足りない情報を音声によって補足することで、業務の勘所も同時に共有することも可能です。

そのため、テキストで指示を行ったり紙の業務マニュアルを作成したりするケースと比較して、大幅に時間を短縮することができます。結果としてコミュニケーションに割く時間が削減され、社内全体の業務効率化につながるでしょう。

動画活用のメリット3 それぞれのペースでいつでも活用できる

採用や引き継ぎなどで紙の業務マニュアルを作成した場合でも、「マニュアルだけ渡して終わり」というようなケースは稀でしょう。多くの企業ではそのマニュアルに沿った研修等のフォローアップを行っているはずです。

一方そうしたフォローアップがあったとしても、一度実施しただけでは業務内容をすべて把握することは難しいでしょう。マニュアルを読み返したとしても、内容を思い出せないようなケースも少なくありません。そのため業務に習熟するまでは質問と回答を繰り返す手間が発生します。結果として、教える側が「また同じ内容を回答するのか」と面倒に感じてしまうこともあるでしょう。

その点、動画は繰り返し何度でも見ることができるので上に挙げたような手間は発生しません。また最近では、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでも動画を再生できるので、移動中などの隙間時間を活用して業務に習熟できるなどそれぞれのペースに合わせた活用が期待できます。

まとめ

このようにコミュニケーション手段の一つとして動画を活用することで、社内の生産性を大きく向上できる可能性があります。

動画と聞くと本格的なムービーを想像してしまう方もいるかもしれませんが、目的は業務を適切に伝えることですのでスマートフォンで簡単に撮影したもので事足ります。

試しに目の前の情報を共有するための動画を撮影し、その効果を体感するところからスタートしてみてはいかがでしょうか。

 

動画共有による社内にもたらす5つの効果

動画による社内コミュニケーションの活用状況の市場調査から 社内広報・インターナルコミュニケーション ・代理店教育 ・インストラクター学習動画・飲食チェーンでのオペレーションなど 様々な用途での動画の活用方法を紹介しています。

無料ダウンロードはこちらから
uishare

法人向け動画共有サービス Uishare

17万人ユーザー利用
月額費用1000円から利用可能 uishare

詳細はこちらから

  • LINEで送る
  • このエントリーをはてなブックマークに追加