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リモートワークで変わる、動画共有のメソッドとは?

リモートワークで変わる、動画共有のメソッドとは?

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リモートワークで変わる、動画共有のメソッドとは?

リモートワークが急速に広まりをみせるなか、社内における情報共有の手段として動画を活用する企業が増えつつあります。

動画によるコミュニケーションは、メールやチャット等と比較して直感的でわかりやすく何度も視聴することができるというメリットがあります。一方で、そうした動画には社内の機密情報が含まれていることもあるため、適切な共有方法を選択することが欠かせません。

そこでこの記事では、一般的な動画共有の方法を踏まえながら企業にとって最適な共有方法について解説します。

作成した動画を共有する方法とは?

インターネット回線の高速化によってテキストや図版などデータサイズが小さいファイルは、メール添付によって容易に共有できるようになりました。一方で動画を共有する場合には、データサイズが大きいためメール添付では送信できないことがほとんどです。

従来こうした場合にはファイル転送サービスを活用するのが一般的でした。ファイル転送サービスでは、サービス提供者の保有するオンラインストレージにデータをアップロードしてURLを発行してもらい、そのURLを相手に送ることで動画などデータサイズの大きなファイルをやり取りすることができます。

しかし、ファイル転送サービスはアップロードやダウンロードに時間がかかることが多く、短い動画ならともかく10GBを超えるようなサイズの動画をやり取りするのには不向きです。

そこでYouTubeやVimeoといった動画投稿サイトを利用することで、より簡単かつスピー ディに動画を共有することができます。これらのサービスはストリーミングを主としているため、共有された側は動画ファイルをダウンロードする必要はなくURLさえ共有すれば直ちに動画を視聴できるようになります。

特にYouTubeは今や世界中で視聴されているため、「URLが送られてきたけれど視聴方法がわからない」といった面倒なやり取りが少ない点でも優れているといえるでしょう。

便利なYouTubeもビジネスユースには不向き

動画共有に便利なYouTubeですが、ビジネスユースでの活用には注意が必要です。社内のコミュニケーションの手段として動画を活用する場合、動画内に社内外の機密情報が含まれていることも少なくありません。公開時に設定を間違えると、それらの情報が全世界に流出してしまう可能性があります。

こうした事態を避けるために、YouTubeには公開範囲を指定できる「プライバシー設定」 が用意されています。設定は「公開」「限定公開」「非公開」の三つから選択可能で、このうち限定公開に設定するとその動画は検索結果や関連動画に表示されなくなります。

これにより動画のURLを知っているユーザー以外がその動画を視聴する可能性を減らすことができます。しかし、それでもURLがメール等から流出してしまうリスクや、悪意のある第三者にアクセスされてしまう可能性は依然として残っています。

こうしたことから、あくまでもクローズドでのやり取りが基本となるビジネスユースでは、YouTubeを活用した動画共有は不向きであると言えるでしょう。

有料動画共有サービスを利用するという選択

ここまで解説してきたように、動画をビジネスシーンでの情報共有の手段として活用するためには従来からあるようなファイル転送サービスや動画投稿サイトは最適とはいえません。そして最近では、こうした動画共有に関する課題を解消するソリューションとして法人向けの動画共有サービスが登場しており、注目を集めています。

そんなサービスの1つである「UIshare(ユーアイシェア)」を取り上げつつ、その特徴やメリットを紹介していきます。

UIshareは、自社オリジナルの動画共有サイトが簡単に構築できるクラウドサービスです。 このサービスを活用することで、いわば小規模なYouTubeのようなサイトを立ち上げることができ、登録したメンバーは誰でも簡単に動画をアップロードできるようになります。 一方YouTubeとは異なり完全にクローズドで運用することができるため、第三者への情報漏洩といった心配もなく安心して社内で動画を共有することが可能です。

アップロードした動画は特定のユーザーに限定して配信できることはもちろん、グルー プや階層によって閲覧権限を割り当てできるアクセスコントロール機能も搭載しています。「部外秘の情報を動画でやり取りしたい」「マネジメントクラスだけに情報共有したい」といった場合にも設定一つで閲覧権限を変更できるので、社内のやり取りもスムーズに行えます。

また、社内のどの人物が動画を視聴しているかといった確認・分析も可能です。「次のミーティングで話し合いたいので、それまでに視聴しておいてください」といったように、その動画の対象者に宛てて適切にリマインドをすることができるため、情報共有の抜け漏れ防止にもつながります。

UIshareのこれらの機能を活用することで、より簡単かつセキュアに社内の動画による情報共有を促進することができるでしょう。

まとめ

このように動画による社内コミュニケーションの方法としてUIshareを導入することで情報共有の活性化が促され、社内の生産性を大きく向上できる可能性があります。そんなUIshareのメリットとして低コストで運用できる点も挙げることができます。

社内に新たなサービスを導入する場合、さまざまなステークホルダーが関わるため、最終的な決済が降りるまでに長い時間がかかることも珍しくありません。UIshareの場合、月額 1,000円(税抜)から導入できるため、社内稟議もスムーズに進みやすいでしょう。「まずは単一の部署だけで運用し始め、徐々に広げていく」といったスモールスタートにも最適なパッケージといえます。

また、UIshareは社内の動画共有だけでなく、社外への動画配信や動画販売、Webセミナーやeラーニングなども行うことができます。社内での動画を活用した社内コミュニケーションに課題を感じている方や、動画を活用した新たなビジネス展開を検討している方は、ぜひ一度お問い合わせください。

 

動画共有による社内にもたらす5つの効果

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