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広がるオンライン研修、動画の管理どうしてますか?

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広がるオンライン研修、動画の管理どうしてますか?

新型コロナウイルスによる非常事態宣言、そしてそれに伴う外出自粛要請により、国内企業においてもリモートワークの導入が進みつつあります。そしてこうした状況のなか、4月入社の新入社員への研修にも大きな影響が出はじめています。

そこでこの記事では、新入社員への研修プログラムの現状と今後企業が取り得る対策について解説します。

リモートワークが及ぼす新入社員研修への影響

新卒一括採用の慣習のある国内企業では、新入社員は4月に入社することが一般的です。そして入社後には、企業理念を始めビジネスマナーから具体的な業務の進め方まで研修を通じて習得します。

この新入社員研修には企業によってさまざまなやり方がありますが、多くは講義形式や演習形式、それらの成果を確認するテスト形式などによって行われます。そして従来、ほとんどの企業でこうした研修は対面によって行われてきました。

一方で、2020年現在では新型コロナウイルスの影響により、国内企業ではリモートワークを導入する企業が増加しています。そのため本来、研修の講師役を担うべき人事担当者や先輩社員も、主に自宅から勤務を続けているような状況にあります。

こうした状況を受け、新型コロナウイルスが国内で広がり始めた当初は新入社員への研修を延期する企業が少なくありませんでした。しかし、同ウイルスの収束時期に目処が立たないなか、新入社員への研修を延期し続けるのは生産的とはいえません。

そこで、新入社員に向けた対面での研修が行えない状況においても新入社員を育成する方法として、オンライン研修に注目が集まっています。

オンライン研修でリモートワークでも新入社員育成が可能に

オンライン研修は「eラーニング」とも呼ばれ、その名の通りインターネットを介してオンライン上で各種の研修を行う仕組みを指します。オンライン研修には、Web会議ツールなどを活用して講義をライブ配信する方法やあらかじめ録画しておいた動画ファイルを 視聴してもらう方法などがあります。

そんなオンライン研修の最大のメリットとして、適切なインターネット環境さえあればどこにいても受講できることが挙げられます。受講者は研修場所まで出向く必要がないため、移動による時間的・金銭的コストを節約することができます。

こうしたメリットは、リモートワークが広がりつつある状況においても有効だといえます。新入社員は家にいながらにして、人事担当者や先輩社員による研修を受けることができるためです。オンラインでも適切に研修を進めることで、終了後にはリモートワーク中の新入社員にも実際の業務を任せられる可能性が高まります。

新入社員へのオンライン研修で効果的な動画とは

前述した通り、オンライン研修は大きく二つに分類することができます。Web会議ツール等を活用して講義をライブ配信する方法とあらかじめ録画しておいた動画を配信する方法です。

このうち録画配信による方法はアーカイブしておくことで何度も利用することができます。そのため、育成を担当する人事担当者や先輩社員の業務を効率化することが可能になり、 生産性の向上にもつながるでしょう。

しかし、動画を録画するといってもその内容はさまざまです。そこでここからは、新入社員研修に効果的な3つのユースケースを紹介していきます。

まずはマネジメント層による経営理念やビジョンに関する解説動画です。新入社員に対してその企業の社会における役割や果たすべきミッションを共有することで、目指すべき方向を集約していく効果があります。こうした動画を制作する際には、講演をそのまま録画するような形式が望ましいでしょう。人の心を動かすには、ライブ感が欠かせないためです。

次に実務を担当している先輩社員からのメッセージ動画です。特に年齢的にも近い若手社員による体験談は、これからの業務に不安を抱えている新入社員を惹きつけることでしょう。こうした動画を制作する際には、リアル感を訴求するためにもインタビュー形式で撮影していくことをおすすめします。

そして最後は具体的な業務に関するマニュアル動画です。座学だけではわかりづらい部分のある業務も、実際にその作業を行っている様子を撮影し編集で適切に音声やテロップを付け加えることで、新入社員の理解がよりスムーズになるはずです。

「動画を活用したオンライン研修をしたいけれど、具体的にどのような動画を用意したら良いのかわからない」という場合には、まず上記の三つを制作することから始めてみると良いでしょう。

動画共有方法の課題は「ビジネス向け動画共有サービス」で解消

前述したような動画を活用することで、オンライン研修をより充実したものにできるはずです。一方でオンライン研修では動画の制作のほかにも、その管理や共有方法が課題となりがちです。

リモートワーク中の新入社員に動画を視聴させるためには、動画ファイルそのものを送る方法が考えられます。しかし、ファイルサイズの大きい動画の場合、メール添付等で送ることができずファイル転送サービスにもダウンロードに時間がかかるという課題があります。

またYouTubeなどの動画投稿サイトを活用する方法もありますが、特に業務マニュアルに関する動画には機密情報が含まれていることが多いため、一般公開を前提とした動画投稿サイトには情報流出のリスクがあります。

こうしたことを踏まえ、最近ではビジネス向けの動画共有サービスが注目されています。 たとえばユイコモンズが提供している「UIshare」は、クローズドなサーバーに動画をアップロードしたうえで、動画投稿サイトのように気軽に動画を閲覧することができます。

まとめ

最近ではオンライン研修だけでなく、WebセミナーやWeb会議など、ビジネスにおける様々なシーンで動画活用の可能性が高まりつつあります。こうした波に乗り遅れないためにも、企業において動画活用を検討している場合には「UIshare」を始めとするビジネス向けの動画共有サービスをチェックしてみてはいかがでしょうか。

 

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