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動画活用で業務効率化~社外・社内それぞれの活用シーンご紹介~

動画活用で業務効率化~社外・社内それぞれの活用シーンご紹介~

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動画活用で業務効率化~社外・社内それぞれの活用シーンご紹介~

昨今のコロナ禍もあり、ビジネスシーンでの動画活用の場が増えています。企業で動画を取り入れたいと検討している方も多いでしょう。動画を活用することで、さまざまなシーンで業務の効率化などに役立てることができます。

本記事は「企業で動画を取り入れたい」「動画にどんな活用方法があるのか知りたい」といった方に向けて動画活用シーンを紹介します。社内外それぞれの動画活用シーンを紹介していますので、ぜひご覧になってください。

動画を活用しさまざまなシーンで業務効率化

日々の業務の中で営業先に出向いて何度も同じ説明をしたり、社内での情報共有に多くの時間を使ったりといった経験は多くの方が持っているのではないでしょうか。
人に口頭で情報を伝えることや説明をすることには、多くの時間と手間がかかります。そのため、報告や連絡に時間を使ってしまい、なかなか業務に手が回らないということもあるでしょう。

そうした人的な労力を減らす手段として、動画活用がおすすめです。動画を業務効率化目的で活用すれば、空いた時間を他の業務に当てることができます。

また、動画にはイメージが伝わりやすい、記憶が定着しやすいというメリットもあります。企業が動画を取り入れ活用することによって、さまざまな課題を解決できるでしょう。

社外での動画活用シーン

社外に向けた動画活用シーンには、次のようなものがあります。

営業活動で商品やサービスの紹介

営業先で商品やサービスの説明をするときに、紙面の案内や口頭での説明に時間を割いている人も多いのではないでしょうか。営業活動にも動画を活用すれば、手持ちのパソコンやスマートフォン、タブレット端末などで営業先の担当者に動画を視聴してもらうことが可能です。

動画は文書や画像に比べて伝わりやすく、紙の資料を見る相手側の負担を減らすことにもつながります。これは、文章を目で追い内容を理解することに負担がかかるためです。相手方の負担を減らすことに加え、営業する側の負担や手間も減るため、営業の業務効率化が期待できるでしょう。

プロモーション動画として活用する

企業のプロモーションや商品・サービスのPRとして動画を活用することもできます。視覚や聴覚にアプローチできる動画であれば、商品やサービスの魅力を深掘りして伝えることができるでしょう。

プロモーション動画はホームページ上で公開したり、動画配信プラットフォームで配信したりと、さまざまな手段で広めることができます。動画を使ってプロモーションを行えば、多大な広告費用を抑えられるため、ビジネスにおいて効率的な販売促進活動が可能です。

採用活動に動画を活用する

採用活動に動画を活用する方法もおすすめです。昨今コロナ禍で、対面での採用活動が難しくなっている現状があります。社内見学や会社説明会も気軽に行うことができなくなっており、リモートで面接を行う企業も少なくありません。万が一、採用活動中にコロナ感染者が出た場合には予定の中止や延期となるリスクもあるでしょう。

そこで、社内見学や会社説明動画を制作し、就活生や採用希望者に向けて配信するという方法をおすすめします。動画を活用すれば、直接の訪問が難しい場合であっても動画を視聴することで、就活生に社内の雰囲気を知ってもらうことが可能です。
また、動画は時間に縛られることなく配信することが可能で、就活生はいつどこにいても視聴できます。
企業側と就活生の両方でメリットが受けられる動画活用法です。

社内での動画活用シーン

次に、社内での動画活用シーンを紹介します。

教育や研修に動画を取り入れる

新入社員の研修や既存社員に向けて行う研修は、場所や時間を確保する必要があり、多くの手間と時間がかかります。企業の規模によっては多くの社員を一ヵ所に集める必要があるため、コロナ禍の背景では難しい現状があるのではないでしょうか。

そこで、教育や研修を目的とした動画活用法をおすすめします。社員に向けた研修用の動画を準備しておけば、いつでもどこでも研修を受けることができます。
また、動画は一度、制作すれば、変更点がない限りずっと使い続けられることもメリットです。教える手間を減らすことができるため、業務効率化に役立つでしょう。

社内の情報共有に活かす

社内での情報共有は、業務効率を上げるために、とても重要な要素です。社内やチーム内で情報を共有すると、業務を漏れなく行うことができたり、社員の共通認識を持つことができたりと社員同士の結束感にもつながります。

そんな社内の情報共有には、動画の活用がおすすめです。社内広報として企業理念や経営者のメッセージを動画で配信したり、社員同士のコミュニケーションツールとして活用したりと、さまざまなシーンで役に立つでしょう。

マニュアル動画で業務効率化

社内向けの動画活用法として、マニュアル動画の制作もおすすめです。
マニュアルを文書で作成したりテキストを作って社員に頒布したりといった企業も多いのではないでしょうか。しかし、そうした文書ではニュアンスが伝わりづらいこともあり、かさばるので管理も大変です。また、テキストにすると内容が膨大になるため、調べたい内容がなかなか見つからないということもあるでしょう。

一方、動画でマニュアルを作成すれば、多くの情報を細かなニュアンスとともに短い時間で伝えることが可能です。動画で作成したマニュアルは、一度、共有すれば社員が何度でも繰り返し見ることができます。
そして、マニュアルを動画化することによりペーパーレス化にもつながるため、資源の削減に貢献できることも大きなメリットです。また、動画は時間や場所を選ばず視聴できるので、柔軟に取り入れることができます。

内容をスムーズに把握・理解しやすいという動画の特性を活かして、マニュアルに活用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

動画は業務のさまざまなシーンで活用でき、効率化に役立てることができます。昨今のスマートフォンの普及により、多くの人が日常的に動画を視聴しており、今や誰でも気軽に動画コンテンツを制作できる時代になりました。

動画の魅力は、短時間で情報をインプットできるところではないでしょうか。伝えたいことが細かなニュアンスで伝わりやすいため、プロモーション動画や社内広報動画、ブランディング動画などさまざまな用途で活用することができます。
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執筆者情報

株式会社ユイコモンズ UIcommons Inc.

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