誰でも平等に持っている「時間」。限られた時間をうまく管理・活用できるかどうかが、仕事や生活の質を左右するといっても過言ではありません。そのため、時間管理術「タイムマネジメント」は、若手・新人からベテランまでどんなビジネスパーソンにも必須だといわれています。
では、タイムマネジメントとは具体的にどのようなものなのでしょうか。
今回はタイムマネジメントについて、その意味や目的・メリットなどをご紹介します。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントは、ビジネスにおけるさまざまなシーンで役立つ「時間管理術」のことです。もう少し具体的にいえば、「時間の使い方をうまく管理し、生産性を向上させる技術」のことです。「時間管理」といっても時間を増やしたり減らしたりすることはできないので、あくまでマネジメントするのは「時間をどう使うか」という行動である点にはご注意ください。
タイムマネジメントを適切に行うことで、たとえば1時間に50の成果を上げていた業務で1時間に100の成果を上げられるようになったり、同じ50の成果を上げるためにかかる時間が30分に短縮されたりと、時間あたりの成果を増やすことができます。
「時間管理」というとスケジュール管理を思い浮かべる方もいるかもしれませんが、タイムマネジメントは単なるスケジュール管理とは異なります。たとえば会議に参加する場合、スケジュールで管理するのは「〇時～〇時 会議」というアポイントのみですが、実際には準備にも時間がかかったり、終了後に議事録や報告書を作成する必要があったりと、アポイントの時間外にも作業が発生します。
タイムマネジメントでは、こういった「準備」「後処理」などを含め、やるべきタスクを初めにすべてを洗い出します。それらに緊急性や重要性に応じて優先順位をつけ、それぞれのタスクに目標を設定するなどの管理を行い、効率的にこなせるよう計画を立てて実行し、計画にズレがないかなどの振り返りをして次のマネジメントにつなげるというのがタイムマネジメントの大まかな流れです。
タイムマネジメントを行う目的
タイムマネジメントを実施する際には、その目的をしっかりと見据えておくことがとても大切です。そこで、ここからはタイムマネジメントの目的とその重要性について詳しく解説します。
タイムマネジメントの大きな目的は「成果を上げること」、さらにいえば「時間あたりの成果を増やすこと」です。
世間には業務効率化に関する書籍や情報が多く出回っています。たとえばパソコンのショートカットキーの活用、優先順位マトリクス、TODOリストなど、ビジネスにおけるライフハックと言えるようなテクニックについては、聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。
しかし、最終的な目的を見据えていなければ、こういったテクニックのみを取り入れても単に作業時間がいくらか短くなるだけで、成果につながりにくいのが実情です。「時短テクニックを取り入れて業務効率化をしたはずなのに結局、時間に追われている」「作業効率は少し良くなったが、本質的な問題は解決できていない」といった状況は、目的を意識することなくテクニックのみを取り入れている場合によく見られます。
「タスク管理」「優先順位付け」「目標設定」「振り返り」などのステップを経て「時間当たりの成果を増やす」という最終的な目的に近づくことを意識して初めて、タイムマネジメントが実行できているといえるでしょう。
タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントを実施することで得られるメリットには、短期的なものと中長期的なものがあります。短期的なメリットは結果が見えやすくモチベーションをアップするためにも大切なことですが、より確実に成果へと結びつけるには中長期的なメリットを把握し、意識することが大切です。
短期的なものと中長期的なものに分けてメリットをご紹介しますので、参考にしてみてください。
短期的なメリット：業務効率化による処理能力向上と時間の捻出
タイムマネジメントによって業務が効率化されれば、まず単純に余剰時間が生まれ、新たなことに取り組む余裕ができます。また、効率化された業務をこなすことで、処理能力の向上にもつながるでしょう。
ほかにも、業務にかかる時間が減ることで残業時間も減らすことができ、社内満足度の向上や残業に係るコストの削減につながるなど、経営の効率化にも寄与します。社員としてもプライベートに費やせる時間が増え、より良いワークライフバランスを実現することができます。
従来のスケジュール管理や時短テクニックだけでは、目の前の仕事をただこなしているだけという状況に陥りやすく、多くの場合、上記のようなメリットを生み出すほどの業務効率化は見込めません。タイムマネジメントをうまく活用して、あらゆるタスクを把握し優先順位ごとに管理、実行することでさらなる業務効率化につなげていきましょう。
中長期的なメリット：個々のスキルアップや独自の仕事領域の確立
短期的なメリットに関して「余剰時間が生まれる」ということをお伝えしましたが、中長期的に考えるなら、この余剰時間をさらにマネジメントすることが大切です。
たとえば、余剰時間で知識やスキルを磨けばビジネスにおいてより高い価値を発揮できるようになりますし、余剰時間を独自性の高い仕事に費やせばその分野に特化し仕事領域を確立することもできます。
また、最も優先順位が高いのは緊急性と重要性の両方が高いタスクですが、その次に優先順位の高い「緊急ではないが重要なタスク」は従来のやり方では緊急性の高いタスクに目を奪われて失念しがちです。
こういったタスクには「大きな改善や改革につながるタスク」「自身のキャリアにおいて今後必要となるタスク」など、上記のような高い価値の発揮や独自性の強い仕事領域の確立などにつながるタスクが多く含まれています。業務効率化によって生まれた余剰時間を「緊急ではないが重要なタスク」に振り分けて実行することで個々のスキルアップを目指せるのも、非常に大きなメリットだといえるでしょう。
まとめ
従来のスケジュール管理とは異なり、本質的な業務効率化を目指すことができ、作業時間の短縮だけでなくスキルアップなどの中長期的なメリットも見込めるタイムマネジメント。業務の効率が悪いと考える方や効率化がうまくいかないと悩んでいる方などはぜひ取り入れてみてください。
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