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Web社内報とは―社内報の基本―

Web社内報とは―社内報の基本―

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Web社内報とは―社内報の基本―

従業員数や部署の多い企業のなかには、社内報を作成しているところも多いのではないでしょうか。従来の社内報といえば紙媒体が中心でしたが、近年ではWeb上に公開する「Web社内報」を作成している企業も増えているようです。
ところで社内報には、どのような目的でどんな役割を果たしているのかご存じの方は意外と少ないようです。ここで基本に立ち返り、社内報の目的や内容、Web媒体と紙媒体の違いについて紹介します。

そもそも社内報とは

社内報とは、会社から社員に向けて社内情報を伝えるためのツールの一つです。一般的には、A4サイズやB5サイズくらいの紙媒体で制作され、社員しか通れない通用口に設置したり、自宅に郵送したりして配布されます。
最近では、郵送や印刷にかかるコストを削減するため、自社のイントラネットにWeb社内報を掲載するケースもみられますし、多くの社員に見てもらおうと動画を用いた社内報を制作している企業もあります。
発行頻度は、季刊(年4回)または隔月(年6回)のところが多く、社内報に注力している企業だと毎月・毎週発行しているところもあります。社内報には、会社の最新情報を伝えることも目的の一つですから、できるだけ多く発行することも求められます。

社内報の目的は

社内報の目的は企業によって千差万別ですが、おもに以下のような目的をもって発行しているところが多いようです。その目的を達成するために、必要なコンテンツを考える必要があります。

会社の理念や経営ビジョンの共有

社内報の目的の一つは、会社の理念やビジョン、経営計画などを伝え共通認識を持たせることが挙げられます。会社としての目的や目標を正確に伝えることで、社員が向かうべき方向性を統一できます。
具体的なコンテンツとしては、社長や経営陣からのメッセージが挙げられます。年頭のあいさつとして各部署の売上目標や達成したいこと、こんな社員を目指してほしいといった内容を伝えることで人材教育や風土づくりにも貢献します。

部署や社員間のつながりを深める

部署数の多い企業や従業数が100人を超える企業では、自分が所属する部署以外のことを詳しく把握していない社員も多いです。逆に他部署から見ると、自分の部署の事業内容や注力している事業などをわかってもらう機会がありません。こうした部署間または社員間のコミュニケーションを活性化させることも、社内報の役割の一つです。
社内報に各部署の詳しい事業内容や取り組みを伝えることで、「自分たちの仕事は、あの部署で役立っている」「いつもやっている業務は、あの部署から回ってくるものなんだ」など仕事のつながりを把握でき、連帯感が生まれやすくなります。連帯感が強まることで、複数の部署が協力する大きなプロジェクトの際にスムーズに進められるといったメリットもあるでしょう。また、どこかの部署で問題がある場合には、社内報で共有することにより会社全体で解決できる可能性もあります。

社員のモチベーションを向上させる

社内報によって社員間のコミュニケーションが促進すれば、仲間意識や会社への帰属意識も強まります。たとえば、新入社員の紹介コンテンツを設けることで、先輩や上司からも覚えられ会社に馴染みやすい風土が生まれるといったメリットがあります。また、外出が多く社内にほとんどいない社員の場合、社内報によって組織の一員であることを実感でき、仲間意識や帰属意識を醸成する効果も期待できます。
社内報が社員の働きやすい環境をつくり、モチベーションの向上にも寄与するのです。

会社の成長につなげる

このように、会社の理念や経営ビジョンを共有し、社員間のモチベーションを高めることで、会社全体の業績を向上させ発展につなげるというストーリーが、社内報の最終的な目的です。社内報の内容を吟味する際は、掲載するコンテンツが自社のために役立つ内容かという視点で検討することが重要です。

紙媒体の社内報とWeb社内報の違い

ペーパーレス化を推進する企業では、社内報を紙媒体からWeb媒体への移行が進んでいます。Web社内報は、印刷代や郵送費などのコストを削減できますし、更新性に優れているため発行回数を増やせるというメリットもあります。
とはいえ、紙媒体にもそれなりの良さがあり、どちらの社内報が良いとは一概に言い切れません。一度はWeb社内報に移行したものの、紙媒体に戻した企業も多いようです。それぞれの特徴を踏まえたうえで、自社に適した社内報を選ぶことが大切です。

紙媒体の社内報の特徴

紙媒体の社内報は、環境に左右されずにどこでも読めるというのが特徴の一つです。Web社内報だと専用サイトにアクセスしてログインをしなければ読めませんが、紙の社内報なら移動中の電車のなかでも持ち帰って家族と一緒に見ることも容易にできます。
また、流し読みが主流のWeb媒体に対して、紙媒体は「読む」ことに適しているのも特徴です。長文のコラムなどもじっくり読めるので、理解を深め思考を促すことも、Web社内報よりも長けています。

Web社内報の特徴

Web社内報のいちばんの特徴は、速報性です。会社の最新情報や新商品・サービスのリリースなど、タイムラグがなくスピーディーに伝えられます。
また、効果測定ができるのもWeb社内報のメリットといえます。コンテンツごとの閲覧数がわかることで、社員が何に興味を持っているのか把握でき、今後の社内報制作の参考になるでしょう。
「読む」ことに適している紙媒体に対し、Web社内報は「見る」ことに適したメディアといわれます。写真やイラストなどを多用し、感覚的に見てわかるページをつくることで、より多くの社員に閲覧する楽しみを与えられます。

紙とWebを併用している企業もある

紙媒体とWebの両方で、社内報を展開している企業もあります。同じ記事を掲載するケースもあれば、媒体の特徴を生かして制作している企業もあるようです。
たとえば、社長のメッセージを掲載する場合、紙媒体では要点だけを短くまとめた文章で伝え、Web社内報では動画でメッセージのすべてを伝えるといった活用法もあります。
また展示会を実施している企業なら、紙媒体では総括を伝え、Webではブースの設営や控室の様子などを写真や動画を中心にレポートするといった見せ方もできるでしょう。
連動したコンテンツでありながら媒体ごとに使い分けて発信することによって、社内報の目的を達成しやすくなります。

まとめ

社内報を制作する目的は、部署や支店などの垣根を越えてコミュニケーションを活性化させるとともに、社員のモチベーションを高め、それによって会社の発展につなげることです。逆に、「会社の成長につながらない社内報は意味がない」ともいえます。
社内報の制作をこれから検討する方も、すでにある社内報を見直そうとしている方も、そもそもの目的に立ち返って、有意義に活用できるコンテンツを考えてみましょう。

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