社内報にもデジタル化の波が押し寄せています。これまで紙媒体の社内報を発行していたのを、Web社内報に移行する企業も多いようです。その一方で、Web社内報に移行したものの紙媒体の社内報を復活させた企業もあります。
Web媒体と紙媒体とでは、それぞれにメリット・デメリットがあるため、社内報の目的にあわせて適したメディアを選ぶことが大切です。
社内報とは
社内報とは社内広報のことで、会社から社員に向けて社内情報を定期的に発行する媒体のことです。企業の経営方針や理念、社内の情報などを伝えたり、コミュニケーションの機会のためのツールの一つです。実績などを掲載することで、社員のモチベーションをアップさせる効果も期待できます。
以前は紙媒体の社内報が一般的でしたが、社内アプリや動画メッセージなどのWEB上での社内報を導入する企業も増加しています。テレワークが増えていることもあり、社内報が見直されつつあるようです。
紙媒体の社内報は、数ページが紙に印刷され冊子状になっている書類です。発行頻度は企業によって様々で、毎月、隔月、年4回の発行が多いです。事前に社内報の内容を用意し、印刷を発注するため、最新の情報を伝えるよりは企業の経営方針や理念などのより深く丁寧に伝えたい内容を取り上げる場合が多いです。
Web社内報は、発行する頻度は週1回や月に1回など企業によってさまざまですが、多い企業では毎日発行します。紙媒体での社内報より素早く情報を伝えることが可能で、ニュースなどの最新の情報をブログ記事と同じように書いたり読んだりすることができます。
会社の規模が大きく社員数が多いと社内の情報をすべての人に平等に伝えることや、コミュニーケーションが難しくなってしまうため、社内報で社員同士の情報共有をし、組織をつなぐ手段として期待されています。
Web社内報のメリット
リアルタイムで発信できる
Web社内報は、いつでも気軽に発信できることから速報性に優れているのがメリットの一つです。新製品がプレスリリースされる日に発信したり、会社から至急伝えたい重要事項があったりしても、タイムリーに情報発信ができ、社員にリアルタイムで伝わります。
また、紙媒体だと修正が困難ですが、Web社内報なら加筆修正が手軽にできる点もメリットでしょう。
コミュニケーションが活発になりやすい
Web社内報には、「いいね！ボタン」や「コメント投稿」などSNSのような機能を設置することも可能です。記事を見た社員が感想や意見を寄せることで、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
また、どのページやコンテンツが見られているかといった効果測定も可能ですから、ニーズにあわせて社内報を制作できることも魅力でしょう。
検索や動画配信など機能が充実している
このほかにも、Web社内報には閲覧率を高めるための充実した機能が備わっています。
たとえば、過去の社内報記事を検索で探したり、リンクをはって関連する記事につなげたりといった回遊性を高めることで、より深い知識の醸成にもつながります。
また、動画による情報配信もできるため、言葉で説明するのが難しい技術や製品情報などもわかりやすく伝えられます。
Web社内報のデメリット
閲覧率が下がる可能性がある
Web社内報を閲覧するには、PCなどのデバイスを起動させ、見たいコンテンツにアクセスする必要があります。つまり、社内報を見たいという魅力的なコンテンツがないと閲覧数が減少し、読まれなくなるリスクもあるのです。
閲覧する習慣を付けさせるうえでも、こまめに配信することが求められるため、紙媒体よりも制作の手間が増えるおそれもあります。
また、社内のPCで閲覧する際に、周りから「仕事をしていない」と人目が気になる雰囲気があると、閲覧率の低下につながります。
閲覧環境が限られる
Web社内報は、社内の人しか見られないよう閲覧権限をかけるケースが多いです。社外からでもIDやパスワードを入力してアクセスできても、社員の家族が閲覧するにはハードルが高くなります。
誰に見てもらいたいかというターゲットを明確にし、それにあわせて内容を検討する必要があるでしょう。
長文やじっくり読んでほしい記事には適さない
一般的に、Webの記事は紙媒体より流し読みや飛ばし読みをされやすい傾向があります。ボリュームのある長文記事や、あるテーマを深く掘り下げて社員に考えてもらいたい記事などの場合、Web社内報だと読者の心に届かない可能性もあります。
Web社内報は、文章をできるだけ短くして要点が伝わるような見せ方の工夫が必要です。
紙媒体社内報のメリット
閲覧率が高い傾向にある
紙媒体の社内報は、社員だけでなく、その家族や友人などもいつでも閲覧できるというのが特徴の一つです。家族で情報共有したり共感を得たりすることもでき、社員のモチベーションアップにもつながりやすいといわれます。
また紙媒体だと、つい手に取って読まれるケースもあるため、Web社内報と比べて閲覧率が高い傾向にあるのも特徴です。
長文やじっくり読んでほしい記事に適している
紙媒体は、じっくり腰を据えて読むのに適しており、長文でも読者はすらすら読める傾向があります。社員に深い理解や思考を促したい内容でも、紙媒体の社内報のほうが効果は得やすいです。
また、訂正が困難である紙媒体は、発行前に厳しくチェックされていることは社員も知っていますから、信頼性の高い情報だと受け止める人も多いようです。
一覧性に優れている
Web社内報だと、スクロールや目次をクリックして読み進めるのが一般的です。これに対して紙媒体は、見開きで情報が飛び込んでくるため、社員が見たい記事を探しやすいという特徴もあります。新聞を読むときと同じように一覧で確認できるため、必要な情報へスピーディーに到達できるというのも、紙媒体のメリットでしょう。
紙媒体社内報のデメリット
配布するまでに時間がかかる
社内報を発行するまでのスピードや手間の点では、Web社内報に劣ります。Web社内報なら、その日の情報でもアップできるでしょう。一方、紙媒体の社内報は編集や印刷などに時間を要すため、どうしても情報の鮮度が落ちてしまいます。
グローバル企業だと郵送にも時間がかかるため、よりタイムリーな情報を伝えたい場合には適しません。
コストが高い
配布するまでの時間がかかるということは、それだけ人件費などのコストがかかっているということでもあります。印刷や郵送にかかる費用は、Web社内報にはありません。またボリュームが多くなった際も、Web社内報なら制作費はそれほど増えませんが、紙媒体だと印刷や郵送の費用が高くなります。
また廃棄するときも、紙媒体だと個人情報保護の観点からシュレッダーを使うなどの対策も必要です。
コミュニケーションがとりにくい
双方向でコミュニケーションが取れるWeb媒体に対し、紙媒体は一方向のメディアです。社内コミュニケーションを活性化させるなら、Web媒体のほうが優れているといえるでしょう。制作側にすれば、「あの記事は良かった」と人伝に話を聞くことがあっても、社員のリアクションは届きにくい一面もあります。
Web社内報と紙媒体の社内報の使い分け
それぞれの媒体が持つ特性を把握できれば、自社の社内報がどちらに適しているかも見えてくるはずです。
たとえば、最新情報をタイムリーに伝えることが主目的であればWeb社内報が適しているでしょう。一方で、社員に深い理解や考えさせたい内容の社内報をつくるなら紙媒体のほうが効果は期待できます。
それぞれのデメリットを補完しようと、Webと紙媒体の両方で社内報を発行している企業もあります。媒体の特性にあわせて情報を振り分けることで、社員にメッセージが届きやすい社内報をつくれるのです。
まとめ
これから社内報の制作を検討されている企業のなかには、Webがいいか、紙媒体がいいかで迷っている方も少なくないでしょう。それを選択するには、まず「自社でどんな社内報をつくりたいか」という社内報の目的や内容を決めることが重要です。
コンテンツの内容を決めてから、Webと紙のメリット・デメリットを比較したり、媒体に合わせて情報を分別したりすることで、社内報の目的を達成しやすくなるのです。
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