Web社内報を導入する際のポイントから導入事例まで徹底解説

「社内報」といえば、紙媒体の冊子というイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか。社内報には、形態についての定義はなく、ポスターや壁新聞などの方法で発行している企業もあります。
なかでも近年多くなっているのが、「Web社内報」です。社員しか見られないイントラネットや企業のコーポレートサイトなどに公開するもので、紙媒体のようにコストもかからず手軽に導入できるとして人気があります。
本コラムでは、Web社内報を導入する際のポイントをお伝えします。

Web社内報が必要な理由

Web社内報は、会社から社員に伝えたいことを発信するためのツールの一つです。メールや会社のイベントなどでもメッセージを伝えられますが、それだけで会社のこと、社員のことをすべて伝えるのは難しいでしょう。
Web社内報では、たとえば会社の理念や経営ビジョンを伝えたり、他部署や他支店で働く仲間たちの仕事ぶりを取り上げたり、先輩社員のキャリアや意外なプロフィールを知ってもらったりと、普段の仕事だけでは知りえない情報を周知させる場として活用できます。
それによって、以下のような目的を達成させるのに貢献します。

• 会社の方向性について社員に共通認識を持たせる
• 部署や社員同士のコミュニケーションを活性化させる
• 仲間意識や会社への帰属意識を強めて、社員のモチベーションを高める
• 営業スキルや技術的なナレッジを共有し、社員を教育する
• 会社全体の業績を向上させ発展につなげる

特に最近では、テレワークやWeb会議の普及にともない、社員間のコミュニケーションが希薄になりがちです。Web社内報が社員のコミュニケーションツールとなり、モチベーションの維持にも大いに役立ちます。

Web社内報の特性を知ろう

社内報には紙媒体とWeb媒体の大きく2つにわけられます。どちらを選ぶかは、それぞれの特性を把握して選ぶのが重要です。ここで、Web社内報が得意とする特性について紹介しましょう。

速報性に優れている

Web社内報は、リアルタイムの情報を更新できるといった速報性に優れたメディアです。社員に至急で伝えたいニュースや新製品のリリース情報なども、情報をまとめてすぐに掲載できますし、加筆修正も手軽にできます。

拡張性が高い

紙媒体だと紙面に限りがありますが、Web社内報には制約がないうえ、アイデア次第で多様な展開が可能になります。たとえば、社内イベントで撮影した画像を掲載する場合、画像点数に限度はなく、クリックすると拡大表示するといった仕掛けもでき、より多くの社員を紹介できます。
社員に知見を深めてほしいときには、補足情報や他サイトへリンクを貼って誘導させることも可能です。また、動画も掲載できるため言葉や画像では説明が難しい新製品の紹介なども、わかりやすく伝わります。

双方向のコミュニケーションができる

SNSのように、コメント投稿や「いいね！ボタン」といった機能も、Web社内報には設置できます。社員が寄せたコメントの閲覧や、それに対する返信もできるため、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
また、面白かった記事や役立ったコンテンツなどのアンケートもでき、リアルタイムで集計されますから、次号以降の制作にも参考になるでしょう。

低コストで制作・保存できる

紙媒体だと印刷や郵送コストがかかりますが、Web社内報では不要です。バックナンバーを保存する物理的な場所も不要ですし、廃棄（削除）するときも容易です。

Web社内報が特におすすめな会社

Web社内報は大企業から中小の事業所まで、業種や業態を問わずあらゆる企業が導入しています。なかでも、以下の条件に合致する企業では、社内報の目的を達成するうえで有効に活用できると考えられます。

部署・支店数や従業員数の多い企業

部署や支店の多い企業や従業員数が100名を超える企業など規模の大きい企業には、情報共有やコミュニケーションツールとしてWeb社内報が大いに活躍します。
企業規模が大きくなるほど、他部署や他支店で働く人との接点が希薄になりがちです。誰がどんなスキルや経験があるかなど把握するのも難しいでしょう。Web社内報がコミュニケーションを活性化するツールとなり、どの部署にどんな人が働いているのかといった情報も共有できます。こうした情報が、部署や支店と連携したプロジェクトを進める際にスムーズに対処できるといった、柔軟な組織力を育むことにもつながります。

団結力を高めたい企業

中小の企業でも、社員の仲間意識や会社への帰属意識が乏しいところでは、団結力を高めるツールとしてWeb社内報が貢献します。たとえば、経営陣の考えや経営ビジョンなどのメッセージを伝えることで、社員に共通認識を持たせ、結束力を高めたり組織の一員としての自覚を持たせたりすることも期待できます。

タイムリーな情報発信を重視する企業

新しい技術や業界動向といった、鮮度が重視される情報の発信を社内報に求める企業なら、速報性に優れたWeb社内報がおすすめです。トレンド情報やメールなどでは伝えきれない深掘りした情報などを共有するツールとして、Web社内報が大いに役立つでしょう。
製造拠点や研究機関を海外でも展開するグローバル企業でも、Web配信ならタイムラグを最小限に抑えられます。

予算をかけないで社内報を発行したい企業

「社内報を発行したいが予算をできるだけ抑えたい」という企業でも、Web社内報なら最小限の投資で発行できます。
社内のイントラネットなど既設のシステムを使って発行するものですから、紙媒体のように印刷代や郵送費は不要。管理もしやすく、ランニングコストも最小限の予算で済みます。

Web社内報の導入事例

Web社内報の事例
社内報の成功事例

社内報を様々な企業が導入しています。導入している企業はどのように活用しているのか導入事例を4選紹介します。

マクロミル

マクロミルは紙・Web両方の媒体を使い分けて社内報を配布しています。もともとは月に1回の紙の社内報を発行していましたが、最新の情報をより早く提供するためにWeb社内報も導入されました。紙媒体の「ミルコミ」では、経営陣や社員のストーリーや想いといった情報を提供し、Web媒体の「Now」では写真を使用して最新のニュースなどの情報を毎日提供しています。「称えてミル」というWeb企画ではテーマを決めて社員から意見を集め、意見が多く寄せられた人を特集し褒めるためのコンテンツがあり、社員同士のコミュニケーションやモチベーションにつながります。

エン・ジャパン

エン・ジャパンは社内だけではなく、誰でも見られるように社外に一般公開されているWeb社内報です。一般公開ですが自社メディアではなく、内容は社内向けで、毎日更新のため情報が充実しています。Web社内報「en soku!」は、ライターや担当者がおらず、社員一人一人が社内報を更新しています。会社としての見解・方針ではなく、社員の個性が出る内容で、個人の意見を反映させた記事を大切にしています。求職者や従業員の家族にとっては会社や従業員の雰囲気を確認することができます。
URL：https://www.en-soku.com/

株式会社SmartHR

株式会社SmartHRの「SmartHRオープン社内報」は「誰でも読める社内報」として、noteを活用して一般にも公開されています。開設のきっかけは採用広報だったものが、従業員の増加により、社内のコミュニケーションも目的としているWeb社内報です。社内報のため、メインの読者は社員で、人事や社内制度などの社内向けの内容が主になっています。採用目的になりすぎないように、文章で社内報らしい雰囲気を作ることが意識されていて、社内外両方に向けての広報として作られています。
URL：https://shanaiho.smarthr.co.jp/

カルビー

カルビーの社内報は紙・Web両方あります。紙媒体の社内報は伝えていくべき内容を深掘りしてグループ従業員などに配布し、Web社内報は最新の情報を提供しています。Web社内報は一方的に発信するだけではなく、投稿にコメントをつける機能を利用してコミュニケーションが取れるような運営をしており、紙媒体の社内報も見ることができるようになっています。web社内報の人気コンテンツとして会長と社長のブログがあり、経営層と社員の気軽なコミュニケーションが親近感やモチベーションにつながります。

まとめ

Web社内報は、社員間や部署間の距離を縮め、社内コミュニケーションの活性化に寄与します。それによって社員のモチベーションを高め、結束力や団結力の強い組織を育み、会社の成長につなげることも期待できるでしょう。
タイムリーな情報共有も可能ですし、物理的な制約も少なく、多様な機能を使いこなしながら組織全体を強めるWeb社内報を検討してみましょう。

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