新人教育や新しい作業を教えるときなどに用いる社内マニュアル。以前は、紙媒体の冊子が主流でしたが、最近は「動画マニュアル」を活用するケースも増えています。
動画マニュアルには、効果的かつ効率的に業務内容を覚えられるというメリットもあります。ただし、紙マニュアルのほうが活用しやすいケースもあるため、なんでも動画にするのはおすすめできません。
本コラムでは、動画マニュアルの特徴から導入がおすすめなケースと、紙マニュアルのほうが向いているケースを紹介し、使い分けのポイントをお伝えします。
動画マニュアルの特徴と種類
動画マニュアルとは、PCやスマートフォンなどのタブレットで動画を再生しながら、作業手順やノウハウを学ぶ学習スタイルのことです。
文字や画像だけでは伝わりにくい作業でも、視覚的にわかりやすく説明できるため、習熟度の向上や認識の相違を防ぐといった効果も得られます。
また、印刷コストがかからない点もメリットといえるでしょう。動画データをサーバにアップするだけで必要な人にシェアできますから、冊子を送る手間やコストも省けます。
動画マニュアルには、営業や接客、業務フローの習得、製品説明、研修など、さまざまな場面で活用されます。主な種類は、次の通りです。
営業・接客マニュアル
営業職や接客業では、相手がいて初めて成立する業務指導が多いため、紙マニュアルの文字や画像だけでは伝わらない点もあります。相手が見える動画マニュアルであれば、接客の手順や考え方など、より実践に近しいノウハウを習得することが期待されます。
研修マニュアル
新人研修やマネジメント研修などの社員研修でも、動画マニュアルが有効です。
新人研修なら、電話対応や名刺交換のマナー、お客様への接し方など、言葉や動き、考え方も含めて動画なら容易に把握できます。また、マネジメント研修であれば部下を指導するときのポイントなどをケーススタディで学習できる動画マニュアルを、導入している企業もあります。
研修の目的や内容にあわせて動画マニュアルを用意しておくことで、人材育成の負担を軽減できる効果もあるでしょう。
業務フローマニュアル
業務全体の流れや作業手順を教える際、未経験の人には仕事のイメージがなかなか伝わらないものです。動画マニュアルなら、どんな業務で自分は何をするのかといったことも、短時間で効率的に学べます。トラブル発生時やイレギュラー対応などの動画マニュアルも制作しておけば、万一のときでも柔軟に対応できる人材を育成できるでしょう。
また、指導する担当者の負担を減らせ本来の業務に専念できるようになるため、業務効率の向上も期待できます。
製品・サービスマニュアル
製品の使い方やサービス内容なども、動画マニュアルのほうが早く習得できるケースもあります。PCやスマートフォンのアプリケーションの操作方法など、視覚的に教えたほうが理解しやすいケースもありますし、操作が複雑な機械なども手順や操作している様子を見せたほうが誤操作によるトラブルを防げるといったメリットもあります。
また、一般ユーザー向けの製品マニュアルであれば、YouTubeなどの動画投稿サイトで公開するのも有効でしょう。
動画マニュアルと紙マニュアルの使い分け
このように、動画マニュアルにはさまざまなメリットがありますが、教える内容によっては紙マニュアルのほうが適している場合もあります。どちらの方法がよいかは、それぞれの特性を知ったうえで選ぶことが大切です。
動画が向いているマニュアル例
手順が複雑・細かな動きの多い作業フロー
工程や手順が複雑な作業や、細かな動作が多い作業などは、文字や図だけでは伝わりにくいものです。
実際の作業の様子を撮影して、ポイントをわかりやすく示した動画マニュアルであれば、作業の手順や注意点などの理解も深まりますし、現場の雰囲気も含めリアルな感覚もつかめます。
習熟するのに時間がかかる作業
現場で一度教えただけでは習熟するのが難しい作業でも、動画マニュアルなら繰り返し再生できるため、習熟度を上げることも可能です。教える側も、同じ内容を何度も繰り返すことが少なくなり、指導者の負担軽減につながります。
一人で作業することが多い現場
簡単な作業であれば、一人で作業する現場でも動画マニュアルだけで教育できるでしょう。インターネット環境と閲覧できるデバイスがあれば、動画マニュアルでいつでも確認できます。指導者がわざわざ足を運ぶことも、少なくなるでしょう。
あいまいな表現が多い作業
紙マニュアルによくある「適宜対応」「しばらく待つ」などの表現は、経験者でなければ「どれくらいの頻度で対応すればよいのか」「何分、何時間待てばよいのか」という疑問が生じます。実際の作業を撮影した動画マニュアルなら、文章では曖昧な作業でも細かいニュアンスまで把握でき、疑問や不安を払拭できます。
紙が向いているマニュアル例
PCやタブレットを使い慣れない人が多い現場
すべての人が、PCやスマートフォンに使い慣れているとは限りません。動画の再生や操作方法がわからない、手元にデバイスがないといった社員の多い現場なら、紙マニュアルを導入したほうがよいでしょう。
紙マニュアルであれば、インターネット環境やデバイスなどを用意する必要がなく、誰もが簡単に確認できます。
習熟する内容が多い
動画マニュアルは、長時間視聴することを前提に制作されていません。一説によると動画には、文字や画像の約5,000倍もの情報量があるといわれ、長時間見続けると集中力が持たないことが知られています。このため、動画マニュアルもテーマごとに分けて短時間にまとめているのが一般的です。
習熟しなければいけないことが多い現場では、長時間の動画よりも紙マニュアルのほうが向いています。紙マニュアルなら、インデックスから必要な情報をスピーディーに探せます。動画マニュアルでもチャプター機能がありますが、素早く探せるのは紙マニュアルのほうが有利です。
自分のペースで学習したい人が多い現場
速読ができる人なら、動画よりも紙マニュアルのほうが早く理解できるでしょう。また、一つひとつをゆっくり理解していくタイプの人なら、動画の説明が速くてついていけないことがあるかもしれません。
紙マニュアルは、読み手の読解力や理解度など自分のペースで学習を進められることも特徴の一つです。
動画制作のスキルがない場合
そもそも、制作経験のない人が動画マニュアルをつくると、必要な情報が撮れていなかったり、編集に時間を要したりと、理解度を深めるマニュアルにならないケースもみられます。紙に書いて渡したほうが伝わりやすいのであれば、紙マニュアルでの対応を考えたほうがよいでしょう。
なお、動画マニュアルを専門に制作する企業もあります。予算に応じて制作してくれるところもありますので、プロの手に任せたほうがクオリティの高い動画マニュアルをつくれます。
まとめ
さまざまな教育シーンで動画マニュアルは活用されていますが、動画マニュアルにしかできないことや期待できることなどのメリットを踏まえたうえで、制作を判断することが大切です。
紙マニュアルと比べてどちらが優れているということではなく、教える内容や学習者の特徴にあわせて使い分けていくのが、正しい使い方といえるでしょう。自社で動画マニュアルを制作するなら、どのような内容を教育するのに使うのがベストか、検討してみましょう。
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