社員のエンゲージメントやモチベーションを高め、離職を防ぐなどの効果が期待できる「社内報」が、テレワークの進むいま、見直されています
従来、印刷物のかたちで配布されてきた社内報ですが、近年ではWeb社内報に切り替える企業も多く、利用できるツールも数多く登場しています。
本コラムでは、社内報をWeb化することで節約できる金銭コストや、運営面でのメリットにスポットを当てながら、Web社内報をおすすめする理由をご紹介します。
Web社内報は0円から制作できる
Web社内報は、外注する方法や一からHTMLで組むという方法もありますが、最近はWeb社内報に特化したツールが出回っているので、これらを利用しない手はありません。
有料のツールでも、無料で使えるフリープランが用意されているものもあります。
ここでは、Web社内報に無料で利用できるツールをご紹介いたします。
1. WordPress（ワードプレス）
WordPress（ワードプレス）は、無料で使えるオープンソースのCMS（Content Management System/コンテンツ管理システム）※です。
ブログ型の記事の投稿が容易に行え、公式サイトやサードパーティーが提供するさまざまなテンプレートを利用できます。テンプレートには、無料のものと有料のものとがあり、有料のものは1万円前後で購入できます。
多彩なプラグインで機能を拡張できる点も魅力です。
無料で利用できるオープンソースCMSとしては、ほかにもDrupal（ドルーパル）、Joomla!（ジュームラ！）などがあります。
※Webサイトの専門知識がなくても更新作業などが行えるシステムのこと。
2. UIshare（ユイシェア）
視点を変え、動画で社内報を制作するというアイデアはいかがでしょうか。
米国では7割の企業が社内コミュニケーションに動画を活用しているともいわれ、社内報を動画で制作することで、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
動画に適した社内報コンテンツ例としては、代表メッセージや社員インタビュー、社内イベント紹介などが考えられます。
UIshare（ユイシェア）は、法人向けの動画共有プラットフォームで、オンライン学習などに利用されています。
コンテンツ共有、ライブ配信、イベント開催、テスト機能など、サイト運営に必要な機能はすべて揃っており、登録したその日に動画サイトをオープンできるほどスピーディに制作できる点が魅力です。
月額1,000円のプランからと低コストで利用でき、7日間の無料お試し期間がついています。
また、印刷コスト、配送コストなどがかからないため、印刷媒体の社内報よりも基本的に安価に仕上げることができます。
Web社内報は運営が簡単にできる
Web社内報は、紙媒体の社内報に比べると運営の面でもメリットがあります。
一般的な社内報制作のプロセスの中で、どんな部分に利点があるか見てみましょう。
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Web社内報の作り方―作成から完成まで
1. スケジューリング
発行日（発信日）から逆算して、制作スケジュールを検討します。
スケジューリング時のWeb社内報のメリット
紙媒体と違って印刷の工程が不要なWeb社内報なら、制作から配信までの期間が短くて済みます。
2. 目的・コンセプト決め
制作する号ごとに、制作する目的・コンセプトを決め、それを特集テーマに落とし込みます。
3. 企画の策定
目的・コンセプトが決まったら、具体的なコンテンツ案を企画します。
特集以外のレギュラーコーナーの内容も詰めていきましょう。
企画時のWeb社内報のメリット
「スケジューリング時のWeb社内報のメリット」でもお伝えしたように、Web社内報は社員への情報共有にあたって印刷という工程を必要としません。その分、制作日数を抑えることができ、企画から配信までがスピーディになり、より「旬」なテーマで制作することが可能になります。
また、ひとつの号に盛り込みたい企画が集中してしまった場合も、ページ数を増やすに従い制作費が上がってしまう印刷物とは異なり、ある程度、企画数・コンテンツ数が増えても吸収できるというメリットがあります。
4. ラフレイアウト作成～デザイン決定
どのページにどのコンテンツを配置するか、キャッチコピーはどこに入れるか、画像はどこに入れるかといったおおまかな配置を決めていきます。
5. 取材・撮影～ライティング（執筆）
実際に掲載するコンテンツを制作するために、経営層や社員などへの取材・撮影、アンケートなどを実施し、文章作成までを行います。
取材・撮影～ライティング（執筆）時のWeb社内報のメリット
印刷物に掲載する写真は高解像度のものでなければなりませんが、Web社内報ならもう少し粗い画像でも閲覧に支障がありません。
また、関連する情報が掲載されたメディアへのリンクを張るなど、コンテンツに拡張性を持たせられる点もメリットです。
6. 校正・原稿チェック／クオリティチェック
掲載に必要な素材が揃い、ひと通りの内容が完成したら、内容のチェックを行います。
校正・原稿チェック／クオリティチェック時のWeb社内報のメリット
修正が必要な場合、印刷物だと印刷会社へ連絡して修正してもらう流れを取るため、時間がかかり、印刷会社側にも工数をかけてしまうことになります。一方、Web社内報なら自社でデータを直すだけで済みます。
7. データアップロード
チェックが済んだ原稿データを、Web社内報の配信ツールにアップロードします。
データアップロード時のWeb社内報のメリット
Web社内報の場合、社員への配布の際もWebに掲載して「配信」することで済むため、印刷物のように配送コストなどがかかりません。
配信後は、読む側の社員は、コメント機能や「いいね」機能などを利用して直接リアクションを送る機会を得られます。作る側はそういったフィードバックを受けてモチベーションを高め、次号以降の改善につなげることもできます。
読む側のメリットとしては、読みたい記事をキーワードから検索できるという利便性も挙げられます。
また、社内向けに制作している社内報とはいえ、紙媒体の場合は会社の外に持ち出せば誰の目に触れるかわかりません。悪意ある第三者の手に渡れば悪用される可能性もあり、個人情報保護の面からも不安は残ります。その点、Web社内報であれば、閲覧可能なユーザーのみに権限を付与することができ、セキュリティ面でもメリットがあります。
まとめ
社内報をWeb化することで、作る側にとっては紙媒体より手間や費用が削減でき、読む側にとってもスマホやPCがあれば冊子を持ち歩いていないときでも手軽に閲覧でき、感想などの反応を直接、送ることができるので、双方にとってメリットがあると言えます。
リモートワークが浸透しつつある現在、制作から配布までのコスト面と利便性の高さで新しい生活様式に合ったスタイルだといえるでしょう。
紙媒体で社内報を制作している企業様は、今後の将来を見据え、Web化を検討してみられてはいかがでしょうか。
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執筆者情報
株式会社ユイコモンズ UIcommons Inc.
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