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Web社内報の作り方―作成から完成まで

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Web社内報の作り方―作成から完成まで

Web社内報とは、Web上で掲載・公開する社内報のことです。従来の社内報は冊子やパンフレットなど紙媒体によるものが一般的でしたが、これと比べてWeb社内報は印刷の時間とコストがかからないというメリットがあります。スマートフォンなどの携帯端末で比較的手軽に閲覧でき、リモートワーク導入企業においても展開しやすい点で近年新たな広がりを見せています。
社内報はそもそも社内広報のための情報共有を目的とし、企業の経営理念やビジョン、社員インタビューなどを掲載するものです。そのため、制作する際には「社員が読みたくなるような内容であるかどうか」がポイントになります。本コラムでは、Web社内報の企画の立て方や具体的な作成の流れをご紹介します。

Web社内報を作る前に

Web社内報の制作にあたっては、紙媒体の社内報の場合と同様に、企画立案から撮影・編集・ライティングなどの体制づくりと人員手配、全体のスケジューリングと進行管理が必要です。
ここではWeb社内報の内容の核となる企画の立て方について、「社員インタビュー」「職場紹介」など3つの代表的なパターンに沿ってポイントを解説します。

「社員インタビュー」の企画立案と制作のポイント

「新入社員の紹介」や「社長メッセージ」など、その人のスキルや仕事に対する姿勢を伝え、印象深いエピソードの紹介を通して人となりがわかるような内容を心がけます。仕事術や技術を伝授する内容や、社内で表彰された社員を取り上げるのも良いでしょう。他の社員の学びや啓発を促すことが狙いです。
【写真】実際の職場を背景とし、対象者の表情をとらえたアップ写真などを撮影
【テーマ】経歴や業務内容、仕事をする上で大切にしていること、全社員へのメッセージなど

「職場紹介」の企画立案と制作のポイント

グループ会社や他部署の様子を知ってもらい、親しみを持ってもらうことがねらいです。社員同士の認知を高め、たがいに興味を持ち、コミュニケーションが活性化するような内容を心がけます。
【写真】現場スタッフの集合写真、職場の雰囲気が伝わるランチ風景などを撮影
【テーマ】責任者の抱負、ユニークな取り組み、現在および今後の活動内容や戦略など

「業績や方針の発表」の企画立案と制作のポイント

決算報告などで定期的に業績を共有し、また、今後のビジョンを明確にすることで、会社全体の動きへの当事者意識を高めてもらうのが狙いです。一人ひとりの業務への意識を高めてもらうことでモチベーションアップできるような内容が望ましいです。決算書や資料には見やすく親しみやすいデザインを採用し、新たなビジョンの発表などには「ここでしか読めない」といった特別感を演出するのも良いでしょう。
【写真】決算書(図解)、社内発表会や研修会の様子などを撮影
【テーマ】決算書とその読み方の解説、各部門長のメッセージなど

Web社内報の作成の流れ

Web社内報の作成の流れは、大まかに言うと「企画立案→社内調整→スケジューリング→レイアウト→取材→デザイン・編集・ライティング(執筆)→校正→社内確認」となります。基本的には紙媒体の制作進行と同様ですが、社内調整や社内確認を要する点は社内報ならではのものです。
Web社内報の制作には、社内外を問わず多数のスタッフとの連携が必要になります。社内報の全体コンセプトや企画内容、スケジュールの共有から、各段階でのスムースな進行と、目標とするクオリティを維持するためのマネージメントも欠かせません。
次に、一般的な社内報の作成の流れについて、スケジュールの検討から校正・クオリティチェックまでの6つステップに沿って解説します。

1.スケジュールの検討

発行日(発信日)を決定し、そこから逆算して制作スケジュールの日程を検討します。
決算発表や社内発表会などの季節イベントを内容に含めたい場合は、その時期を考慮して発信スケジュールを決めましょう。

2.目的・コンセプトの明確化

Web社内報を作成するうえで欠かせないのは、経営陣やマネージャークラスの意向を反映することです。社内報は企業の経営理念を伝えるものであり、企業のブランド構築において重要な役割を果たします。理想的には、経営者自らが「編集長」に準ずる立場を取り、コンセプトの策定から最終的な内容チェックにかかわるのが良いでしょう。
一方で、読者となる社員の意向も無視できません。事前にアンケートを取り、社内報にどのようなことを期待するか、どのような企画を展開して欲しいかなどを確認すると良いでしょう。
なお、社内報は基本的に社員のみが読むものではありますが、外部の人の目に触れる場合もあります。作成にあたっては、掲載情報における個人情報の取り扱いや掲載写真の肖像権、また、著作権問題についても留意しましょう。

3.企画の策定

社員に読まれる魅力的な企画を作るのに大切な要素は、「コンテンツ」「デザイン」「切り口」の3つだと言われます。
一人ひとりの社員が共感し親しみを持てるような内容や「ここでしか読めない」という特別感があると良いでしょう。インタビューや対談・座談会などのコンテンツを盛り込めば、よりオリジナリティが高まります。

4.ラフレイアウト作成~デザイン決定

さまざまな属性やバックグラウンドを持つ社員の目を引くためには、見やすいデザインはもちろんのこと、要点を簡潔に伝えるリード(導入文)や小見出し、キャッチコピーの配置など視覚的な工夫も必要です。
ラフレイアウトを作成したら「社風に合っているか」「コンセプトに合っているか」といった観点を中心に上長のチェックを受け、原稿(写真と文字情報)が上がってきたらデザインに集約します。

5.取材・撮影~ライティング(執筆)

インタビューやアンケート結果、業績データなどをもとに、掲載するすべての文字情報を「原稿」として作成していきます。写真と文章のバランスを考慮した構成に沿ってのライティングを行いましょう。取材・撮影をする際には、事前のアポイントメントとコンセプトの共有、事後の内容チェックも必要になります。
社外にテーマを求める場合は同業界の展示会やセミナーのレポート、社内にテーマを求める場合は「意外と知られていない福利厚生制度の紹介」などが「お役立ち情報」として社員の期待に沿うものとなるでしょう。

6.校正・原稿チェック/クオリティチェック

必要な素材が揃い、一通りの内容が完成したところで、全体発信前に取材対象者および上長が内容チェックを行います。同時に、デザイナーやエンジニアを中心に各部門によるクオリティチェックを行います。
修正が発生することを見込んで、チェックの返答期限は発信期日に対して余裕をもって設定しましょう。

まとめ

Web社内報の内容を充実させることは、経営者からすると社員のエンゲージメントを高めることが期待でき、一人ひとりの社員からすると自分の会社のことをより深く知り、会社の一員であることに誇りを持つきっかけになるでしょう。リモートワークの導入企業が増えつつある現在では、従業員満足度を高める材料になる可能性もあります。
Web社内報の制作には一定のスキルと工数が必要とされ、「どのようなコンテンツを載せるか」というアイデアも必要です。社員に読まれる魅力的なWeb社内報を発信すれば結果として業績アップが期待できるという考え方から、外部の制作専門業者に企画・編集からライティングまでを任せる企業も多いようです。
企業内の相互理解を深めるインナーコミュニケーションの手段として、ぜひWeb社内報を制作し、活用されてみてはいかがでしょうか。

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