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新入社員にビジネスマナー研修を行う際のポイントと注意点

新入社員にビジネスマナー研修を行う際のポイントと注意点

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新入社員にビジネスマナー研修を行う際のポイントと注意点

どんな業界においても、挨拶や身だしなみ、言葉使い、名刺交換、電話応対、来客対応、ビジネスメールの書き方に報連相といった基本的なビジネスマナーが身についていないビジネスマンは、社会人として信頼してもらえません。

多くの企業では、新入社員が入社したら、こうしたビジネスマナーを習得させるための研修を行っているはずです。ビジネスマナー研修は、学生から社会人へと意識変革を促す節目にもなります。最近では、社会人としてのSNSの使い方といった内容も必須メニューでしょう。

ここでは、これからビジネスマナー研修を内製化したい企業やビジネスマナー研修を見直したい企業向けに、ビジネスマナー研修を行う際のポイントと注意点をご紹介します。

新入社員は最近、丁寧語にふれる機会が少ない

「最近の若者は、日本語を正しく使えない」という年配者からの指摘は、いつの時代にも見られますが、ある意味において言葉は生き物であるともいえ、昔は誤りとされていた使用法が後の世に「正しい」と認定されるケースもあります。ただ、多くの大人が「誤り」と認識する言葉使いで話すのは、やはりビジネスマナー違反と認識すべきでしょう。

ビジネスマナーの一つとして、敬語を正しく使うことが挙げられます。敬語には、相手を高める言葉である「尊敬語」、自分をへりくだって表現する「謙譲語」、丁寧に表現することで敬意を表す「丁寧語」の三種類がありますが、最近の若者は、このうちもっとも易しいはずの「丁寧語」すら、まともに使えないといいます。

その理由は、そもそも若者が丁寧語に接する機会が減っているからで、その背景にあるのがスマートフォンの普及でしょう。学生が自分専用のモバイルを持つことが当たり前になる前は、友達と電話したければ、家の固定電話にかける必要があり、その保護者とのやりとりが生まれました。
また、固定電話にかかってくる見知らぬ大人からの連絡を受け、保護者につなぐ機会もありました。

携帯電話やスマートフォンが普及してからは、友達や自分が知っている相手以外からの電話を受ける機会は激減しました。さらには、ナンバーディスプレイにより、知らない番号からの着信には「出ない」という選択も取れるようになりました。

スマートフォンの普及は、もう一つの敬語離れを促進しました。それがSNSによるコミュニケーションの浸透です。SNSにより、直接、会話する機会が減ったり、流行している若者言葉が多用されたり、言葉を介さず写真や動画、スタンプなどによるコミュニケーションが増え、先輩や先生、親など、身近な目上の人にも丁寧語を使う機会が減ってしまったのです。

新入社員にビジネスマナーを伝える際のポイント・注意点

マナーの型だけでなく本質から理解できるように伝える

そんな世代の新入社員にビジネスマナーを伝える際は、「どうしてそういったマナーが必要なのか」という理由・本質から理解してもらう点がもっとも大切なポイントになります。

新入社員のなかには、「ビジネスマナー=単なるルール」程度にしか認識していない人も少なくありません。先述のように丁寧語にふれる機会の少なくなった今どきの新入社員には特に、ビジネスマナーに込められた思いといった本質的な部分から教える必要があるでしょう。

もしも、ビジネスマナーを本質から理解せずにただ型通りに振る舞っているだけでは、ビジネス相手に不快感を与えてしまうことになりかねません。
また、ビジネスマナーの本質を知ることで、定着にもつながりやすくなるでしょう。
まずは、座学でビジネスマナーの本質を理解させましょう。

実践を繰り返して型を身につけさせる

ビジネスマナーの本質を理解させたら、実際の振る舞いとなるマナーの型を身につけてもらいましょう。
その際は、ロールプレイングなど実践型での研修を繰り返し行うことがポイントとなります。可能であれば、ロールプレイングでの様子を動画で撮影し、本人に見せてフィードバックすることで自分の振る舞いを客観的に見せると改善に効果的です。

研修期間中だけで体得させることは難しいため、配属先の上司とも連携し、オン・ザ・ジョブ・トレーニング中もビジネスマナーの実践を継続することが望ましいです。

新入社員の意見や自主性を尊重する

上記二つのポイントとも通ずるところがありますが、研修相手が最近までは学生で社会人経験がないことなどから、頭ごなしに正解を押し付けがちになってしまう点には、注意が必要です。

一方行的な研修スタイルでは新入社員の興味を引きづらく、理解や定着に結び付きやすいとはいえません。

新入社員自身に考えさせて答えを出させたり、ヒントのみを出して気づきを与えるような研修手法を工夫しましょう。新入社員同士でグループディスカッションするようなスタイルを取れば、同期の意見に刺激を受け、ビジネスマナーに対する意識が高まる効果も期待できます。

まとめ

冒頭でお伝えしたように、昔に比べると最近の新入社員たちは丁寧語にふれる機会が少なくなってきています。正しい敬語の使い方を始め、社会人として相手に失礼のないビジネスマナーを身につけてもらうためには、表面的な部分だけでなく、なぜそのようにするのが正しいマナーなのかを本質的に理解させる必要があるでしょう。

ときには、最初から正解を教えるのではなく、新入社員本人に考えさせることで理解や定着につながることもあるはずです。

研修、オン・ザ・ジョブ・トレーニングを通し、何度も実践を繰り返すことで、ビジネスマナーを体得させましょう。

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