新入社員研修のために準備すべき項目と押さえるべきポイント

2020/01/31

knowhow

新入社員が入社したら必ず必要になるのが新入社員研修です。企業によってその内容や期間はさまざまですが、ビジネスマナー研修や自社の商材に関する知識の習得など、一定の部分は共通する傾向があります。

では、そうした一般的な新入社員研修を行うためには、どんな準備が必要なのでしょうか？

本コラムでは、新入社員研修の内製化を検討している企業や見直しを行いたい企業の人事担当者向けに、新入社員研修の準備に必要な内容と、準備段階で押さえておくべきポイントを解説します。

新入社員研修のために準備すべき項目とは？
新入社員研修の準備で押さえておきたいポイント
まとめ

新入社員研修のために準備すべき項目とは？

一般的な新入社員研修のために準備すべき項目を時系列でご紹介します。

1. 研修対象となる新入社員の現状を把握する

カリキュラムを設定するためには、研修対象となる新入社員の現状の知識やスキルのレベルを把握しておく必要があります。
具体的には、新入社員を対象としたテストやアンケートを実施すると良いでしょう。

2. 配属先の希望をヒアリングする

次に、新入社員の配属先候補の管理職や社員たちから、ここ数年の新入社員のスキルや業務内容も参考に、新入社員研修でどんなスキル・知識を身につけさせて欲しいかをヒアリングします。

3. 研修目的・研修目標の設定

2のステップで明らかになった求められるスキル・知識を研修で習得させることが現実的に可能かどうかを検討し、最終的なゴールとなる目標設定を行います。

4. カリキュラムと研修期間の設定

3のステップで設定した目的・目標と、1のステップで明らかになった新入社員の現状とのギャップを埋めるようなカリキュラム内容を検討していきます。

同時に、研修期間も検討します。自社の繁忙期や閑散期、社内行事といった動かせない既存のスケジュールも考慮しながら、検討したカリキュラム内容を消化できる無理のない期間と時期を設定します。

5. スケジュールを確定し、研修会場・講師を確保する

4のステップで設定したカリキュラムと研修期間から、スケジュールを決めます。並行して、使用する研修会場も押さえていきましょう。

自社の会議室などを使う場合はもちろん、宿泊を伴う場合など外部施設を利用する場合は、早めに施設を予約する必要があります。施設によっては1年以上前から押さえておかないと埋まってしまうため、1の現状把握よりも会場確保を優先した方が良いケースもあるでしょう。

つづいて、研修を担当する社員のスケジュールも確保しましょう。多忙な管理職や外部から講師を招いて担当してもらう場合は、より早めに相談しておく必要があるでしょう。
この部分は、講師のスケジュールを先に押さえ、それに合わせて研修スケジュールを組むなど、研修方針に合わせて適宜、順番を前後させてください。

6. テキストなど教材を用意する

研修に使用する資料やテキスト、動画といった教材を準備します。
社内で作成するものを準備しつつ、市販テキストを使う場合は選定と発注作業を行います。

名刺交換の研修で使用する新入社員の名刺についても、関連部署と連携して手配しましょう。

7. 新入社員に研修案内を連絡する

研修のスケジュールやカリキュラムが決まったら、新入社員に研修案内を連絡しましょう。開催期間をはじめ、開催時間、開催場所、おおまかなカリキュラムや持ち物といった必要事項を連絡するとともに、研修の目的・目標を共有しておくことで意識を高めてもらうことも重要です。

また、教材のうち重要なものや事前に目を通しておいて欲しいものに関してはこのタイミングで共有しておきましょう。

上記のような新入社員研修の準備を開始する時期については、企業の事情によってさまざまですが、早いところでは新卒が入社する半年前から、一般的には前年度の12月頃から開始するケースが多いようです。

新入社員研修の準備で押さえておきたいポイント

効果的な新入社員研修を行うために、準備では以下のようなポイントを押さえましょう。

現場で本当に必要とされているスキルを取り入れる

研修を終えた新入社員が配属された後、現場で「研修の教育効果が感じられない。戦力にならない」と言われてしまったら、研修を行った意味がありません。

準備のステップ2でも記載しましたが、配属先で必要とされているスキルや知識をヒアリングし、カリキュラムに落とし込みましょう。

配属後は、現場からフィードバックをもらうことで、次年の研修につなげてPDCAを回すことが、より自社に最適化された研修の実施につながります。

経営陣にも関わってもらう

新入社員研修というと、ビジネスマナーや配属先にすぐ役立つ知識・スキルの習得といった目先のことにだけ意識が向きがちですが、入社直後の頭が柔軟なタイミングで自社のビジョンや経営方針、トップからのメッセージといった経営陣からの研修を盛り込むことで、今後、働く上でのモチベーションの向上や離職防止などにつながります。

上で挙げたほかに、会社として新入社員に期待していること、逆にどんなことが望ましくないか、自社の社会的な存在意義といった内容を伝えてもらうのも良いでしょう。

「褒めて伸ばす」のが基本

新入社員と研修を担当する講師の間には、まだ信頼関係が構築されていないため、上手に叱ることは難しいものです。ともすると、新入社員がやる気をなくしてしまいかねません。
そのため、褒めて伸ばすことが基本的になります。

ただ、すべての講師が褒めることが得意なわけではないでしょう。
準備段階では、講師間に「褒めて伸ばす」方針や褒めるタイミング、褒める際の言葉のバリエーションを共有しておくことをおすすめします。

社員研修の効果を定着させる方法については、以下の記事もご覧ください。

【関連記事】
社員研修後の効果を定着化させるポイント

まとめ

効果的な新入社員研修を行うためには、準備が大切です。
準備期間は半年～三ヵ月程度を確保して余裕を持たせ、現場で本当に求められているスキルをカリキュラムに落とし込み、「褒めて伸ばす」ことを基本姿勢として研修する、経営陣にも積極的に関わってもらい新入社員のモチベーション向上につなげるといったポイントを押さえて準備を進めていきましょう。