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マニュアル整備の必要性とは?メリットとデメリットも解説

マニュアル整備の必要性とは?メリットとデメリットも解説

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マニュアル整備の必要性とは?メリットとデメリットも解説

業務マニュアルは作成して終わりではなく、随時更新し、適切に管理・運用すべきものだと言われます。
マニュアルの整備はなぜ必要で、どのようなフローを踏むのが良いのでしょうか。また、整備しない場合にはどのようなリスクがあるのでしょうか。
本コラムでは、企業や組織における業務マニュアル整備の必要性とメリット、実際に整備する際のポイントについて解説します。

マニュアルの整備が必要な理由とメリット

多くの企業や組織では業務マニュアルを作成し、日々運用しています。そして業務の効率化やコスト削減を目指すとき、各業務のマニュアルを整備することが必要になります。
マニュアルの整備が必要となる理由にはどのようなものがあるのでしょうか。
マニュアルを整備することには、おもに3つのメリットがあります。ここでは一般企業の事務系・管理系業務の場合を想定して解説します。

1、業務内容を標準化できる

マニュアルが整備されていない状態では、自己流のやり方で業務を進める人が発生する場合があります。それが本来のやり方を離れていたり、人によってやり方が異なっていたりすると、業務効率が低下し、トラブルが発生した際に適切な対応ができなくなるおそれがあります。業務上のノウハウやスキルが引き継がれないという問題もあります。
担当者間で最適な業務手順を考え、統一・周知しておくことが不可欠であり、業務手順の標準化にはマニュアルの整備が必要になります。

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2、業務内容の「振り返り」や手順の確認がしやすい

特に各種手続きを扱う事務系・管理系の業務では、決められた手順に従って正確に業務を遂行することが求められます。しかし日々の業務においては、業務内容が多岐に渡るがゆえに細かい手順や業務内容を忘れてしまうという人もいるのではないでしょうか。
各業務のマニュアルを事前に整備しておけば、いつでも業務内容の振り返りや手順の確認をすることができます。業務の効率や品質が向上し、社内での他部署からの問い合わせなども減らすことができるでしょう。

3、新人教育や業務の引継ぎがスムースに

新人教育や業務の引継ぎは通常業務と並行して行わなければならない場合もあり、担当者に負担がかかりがちです。同様に、教育や引き継ぎを受ける側も、限られた時間で慣れない業務や用語を覚えなければならないというプレッシャーやストレスを感じることがあるでしょう。
業務マニュアルをあらかじめ整備しておき、新人教育や業務引継ぎの資料として活用すれば、教育にかかる時間と手間を削減でき、担当者は重要なポイントの説明に集中することができます。
教育や引き継ぎを受ける側も、後日に単独で内容の確認や振り返りをすることができ、知識の定着を図りやすくなるでしょう。


マニュアルを整備しなかった場合のリスクとデメリット

業務フローなどのマニュアルをすでに作成しているという企業や組織は多いでしょう。しかし、せっかくマニュアルを用意しても適切に活用されなければ意味をなさず形骸化してしまいます。
また、業務フローが変更された際にはマニュアルも更新する必要があります。整備をしないで放置した状態では、業務の効率化の妨げともなるデメリットが生じてしまいます。
マニュアルを整備しない場合に想定されるリスクはおもに次の4つです。

1、適切に運用されず、業務効率化につながらない

マニュアル作成に手間をかけたものの、作成することに満足してしまい実際の運用まで行き届かないというパターンもあるでしょう。マニュアル整備の際には、マニュアルの運用体制もあわせて定めておくことが大切です。
マニュアルが適切に運用されない場合、人によって業務のやり方が違うという状況を生み、業務の標準化・効率化に失敗することも考えられます。

2、どこを見ればよいかわかりにくく、閲覧されない

マニュアルの配布方法や保管方法が不明確だと、せっかく作成したマニュアルの閲覧がスムースに行えません。
マニュアル作成時には配布方法や保管方法のルールも定めておくことが大切です。
必要なときに必要な情報を引き出し、適切に活用できるように、マニュアルの管理や更新についても責任の所在やフローを明らかにしておくと良いでしょう。

3、適切な修正や更新が行われず、混乱を招く

本来、マニュアルは定期的に整備され、つねにアップデートされていくべきものです。
それが適切に行われず、業務内容の変更箇所などがマニュアルに反映されないと、新入社員や中途スタッフなどが最新の情報を認識できず、業務上の不明点が生じて現場が混乱し、業務効率が低下するおそれがあります。
古いマニュアルの回収についてもあらかじめフローを決めておくと良いでしょう。

4、実際の業務や企業・組織の状況との乖離

業務内容や手順、また企業や組織の状況はつねに変化するものです。変化があればその都度マニュアルに反映させるべきところ、更新作業まで手が回らないということもあるでしょう。
マニュアルは、業務内容や手順の変更に応じて、修正や更新をして整備し続けなければ実際の業務と乖離してしまうおそれがあります。


マニュアルを整備する際のポイント

マニュアルを整備する際に大切なのは、定期的に内容をチェックし、必要に応じて更新することです。また、企業や組織のなかの誰が見てもわかりやすいよう内容を工夫することも重要です。
マニュアルを整備する際に心がけたい具体的なポイントはおもに次の3点です。

・定期的に内容を確認し、更新する
企業や組織の状況変化や業務内容の変化にともない、マニュアルに記載される情報もつねに最新・最適なものになっていなければなりません。古いマニュアルを回収せずにいれば不要な業務が発生し、業務の効率を下げることにもなりかねません。
マニュアルの内容は定期的にチェックし、最新の状況に即したものへと随時更新しましょう。更新漏れを防ぐために、マニュアル整備の担当者を決めておくのも良いでしょう。

・「5W1H」を意識してわかりやすく
マニュアルに記載する内容は、いわゆる「5W1H(誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように)」を明確にすることで、その業務に初めて取り組む人にとってもわかりやすいものになります。

・複数人で内容をチェックする
たとえば該当業務の担当者にマニュアルを見ながら実際の作業を進めてみてもらい、自己流の手順に偏っていないか内容をチェックしてもらうとよいでしょう。
マニュアルを更新する際には複数人で業務手順を見直し、旧マニュアルの手順を改善する場を兼ねると良いでしょう。


まとめ

マニュアルはひとたび用意すればそれで済むものでは無く、つねに整備し改善していく必要があります。
一般に使われている業務マニュアルには、冊子状など紙媒体のものもあればPDF資料などデジタル媒体のものもあります。
近年では働き方改革や新型コロナの流行に対応したテレワーク推進の流れから、紙媒体やデジタル媒体の静止画によるマニュアルだけでなく、動画によるマニュアルを利用する企業が増えてきました。

動画マニュアルは視覚と聴覚にセットで働きかけるため理解度を高めやすく、知識の浸透と品質の標準化に効果的だと言われます。
また、マニュアル改善の際の対応も効率的に行いやすいとされます。 ユイコモンズの「UI share(ユーアイシェア)」を活用すれば、より効率的な動画マニュアルの共有・配信が可能です。
マニュアルの整備をご検討中のかたは、動画マニュアルの導入もぜひご検討ください。

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https://www.uicommons.co.jp/studysupport05/

 
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